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关于加快档案信息化建设促进档案事业发展的探讨

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武雯雯

摘要：当今社会正处于信息技术高速发展的时代当中，档案信息化建设已是大势所趋。档案信息化建设不仅可以加快办理各项事情的效率，更可以保证档案存留的准确性和完整性。与此同时还能将已有档案信息运用到其他的工作领域，充分发挥档案信息的多方面价值，从而促进档案事业的高效发展。

关键词：档案;信息化建设;发展

现如今人口数量不断增加，社会事务更是越来越多，面对大量的档案信息必须加快档案信息化建设，只有通过信息化的方式数量巨大的档案才能储存的井井有条，才能发挥其最大的作用，才能对各项社会工作起到积极作用。档案信息化建设必须根据实际情况实施相应的措施，只有这样才能促进档案事业的发展。

一、档案信息化建设的重要性

（一）档案信息化建设使档案的利用和储存方法变得方便简捷。档案信息化建设运用先进的计算机手段把所有档案做成电子形式存入专用档案文库，在需要查看或使用时只需要输入关键词或是日期进行搜索就可以找到想要的档案信息。把档案存入档案文库也可以使档案信息不再像传统储存方式一样需要人力和空间进行储存和整理，现在的计算机技术完全可以实现自动进行信息的整合和分类，更是节省了空间。而且电子化储存方式也可以使档案信息实现永久性，传统的纸质储存则做不到这一点。实现了档案信息化建设则会使档案工作更加便利快捷，从而带动档案事业的发展。

（二）档案信息化建设使档案储存无限化。随着时代变更人类生活也发生着巨大的变化，越来越多的档案需要储存，那么按照传统的储存方式则需要非常大的空间来存放数量巨大的档案，如果有无穷多的档案需要存放，则很不方便。但是档案信息化可以实现档案储存的无限化，而且如以上所讲过的计算机手段也可以使无限的档案信息储存的井井有条，还可以在我们需要时快速找到。现如今计算机技术飞速发展，可以充分利用电子空间的无限性来储存档案信息。

（三）档案信息化建设使档案信息实现资源共享。在生活各个方面都有档案信息的存在，那么既然各方面都是生活的一部分，则其之间必有一定的联系，所以各方面的档案信息也需要一定的资源共享。档案信息化上述讲过在形成的档案文库中都可以通过关键词进行查找，那么这也方便了各个工作部门进行查阅交流。档案信息化建设充分发挥和利用网络的快速传播的优点，工作部门根据工作需要进行有目的有计划的信息查阅，从而充分利用已有的档案信息，实现档案信息的价值，这样一来，也就实现了档案资源的共享。

二、档案信息化建设的主要措施

（一）档案信息化建设的核心就是基础设施的建设。档案信息化建设的基础设施的建设主要是实现信息资源多方面利用和管理的基本保障。所以必须有良好的硬件环境建设和系统软件建设，硬件方面首先需要配备的就是电子计算机。系统软件是计算机中的程序，这种程序使计算机利用本身的逻辑功能实现管理计算机各种资源的目的，对于计算机使用者而言可以非常方便的使用和管理计算机，充分发挥计算机的效率。计算机给当代生活带来了许多便利，计算机的精准性和强大的储存空间都非常适合进行档案管理，通过计算机可以实现档案信息的收集、整理、编辑和储存等等，运用计算机实现档案信息化，会给档案处理工作带来非常多的便利。

（二）档案信息化建设的基础就是档案数据库的建设。想要实现档案信息化建设必須以数据库为支点，数据库是其建设的重要部分，档案数据库的建设可以提高档案信息工作的效率，实现档案事业发展的高效性。现如今网络技术为我们提供了非常广泛的网络信息资源，更深层次的利用网络资源则可以建立多个档案信息分支的数据库，数据库的建立为社会工作提供了更多的资源和渠道。数据库的强大可以使档案信息得到充分的利用，可以带动档案事业的发展，加强档案数据库的建设，则可以使档案信息得到更多方面的运用实现档案信息的使用价值。

（三）档案信息化建设的根本就是规范标准化的建设。要想加快档案信息化建设的脚步，就需要设置专业的规范和标准，在信息化工作中必须依据统一的标准进行工作。俗话说，国有国法家有家规，一项工作的顺利进行也必须依靠一定的规范标准，这样才能使档案信息化建设的脚步更快更准。电子设备进行档案信息处理时，应具有一定的处理规范和标准，比如设置繁杂的信息根据他们具有的共同特征进行分类储存，再如在进行信息查找时应有一定的查找规范，输入与该档案相关的信息才能搜索出这个档案信息。必须加强规范标准化建设才能使档案信息化建设更有意义，否则将会如一团乱麻失去了档案信息化建设的自身价值。

（四）档案信息化建设的保障就是安全体系的建设。档案信息具有一定的保密性，在档案信息化建设过程中想要保证档案信息的保密性必须档案的安全性有更高的要求。在实际进行档案工作时，必须使工作人员时刻注意档案信息的安全，建立健全档案信息的安全管理机制，只有建立好完善的信息安全系统，才能保证好信息的安