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党校后勤运营管理服务档案管理
目录
第一节档案管理运作环节2
一、资料的收集2
二、资料分类整理2
三、资料归档管理2
四、档案的运用3
第二节档案资料的分类4
一、接管移交资料4
二、管理档案资料4
1
第一节档案管理运作环节
一、资料的收集
(一)设立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先
进手段,由公共事务部负责保管,直接隶属于项目经理室。
建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
(二)资料的收集坚持内丰富的原则,根据实体资料和
信息资料的内容,在实际工作中从需要出发,扩大信息资料
的来源渠道,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部
工程技术维修资料;从空间上讲是指物业构成的方方面面,
大到房屋本体、公共设施,小到一草一木都有详细的资料收
集。
二、资料分类整理
收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重
点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现
形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
三、资料归档管理
(一)归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科
学的分类与保存。根据实际需要,党校的资料管理拟采用原
始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于
2
原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组
卷按不同业务性质编号、造册、编辑,并分柜保存,运用计
算机等先进的管理手段,尽可能地把其他形式的档案资料转
化为电脑储存,便于查找和调用。
(二)档案室的出室、入室都有严格的规定:出室必须
经管理部主管领导同意经登记后可借出;入室时,须由专人
进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。
档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失;档案
管理员定期检查资料保管情况,并及时补充相关技术资料归
档保存。
(三)档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防
潮、防变质。
四、档案的运用
采用先进的检索软件,建立电脑网络系统,充分发挥档
案的贮存和使用价值。
(一)外部网:与广大使用人进行联网,所有管理资料
如:装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作
监督和检查。
(二)内部网:管理部内部各室联网,运用现代化办公
手段和设施,对文件进行分级管理分层使用。
3
第二节档案资料的分类
一、接管移交资料
名称资料内容
工程建1.规划图纸、项目批文、用地批文;
筑2.建筑许可证、投资许可证、开工许可证。
工程技1.红线图、总平面图;
术资料2.地质勘察报告、开竣工许可证、开工许可证;
3.工程合同、工程预、决算;
4.工程设计变更、通知及技术核算单;
5.竣工图:①单体建筑、结构、设备竣工图;②
消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图;
6.房屋、消防、燃气、智能化等工程验收证明书;
7.钢材、水泥等主要材料的质量保证书;
8.新材料、构配件的鉴定合格证明书;
9.供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检
验合格证书、供水、供电、电梯、消防、智能化
等设备技术资料;
10.砂浆、混凝土试块、度压报告;
11.其他技术资料。
二、管理档案资料
名称资料内容
物业资料党校基本资料、分区资料、娱乐设施资料
4
事务业主业主档
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