进出口贸易作业标准化手册(()模板范文.DOC

安全、节能、高效、优质

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团结、开拓、务实、求精

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进出口贸易作业标准化手册(范例)

□组织系统

详见组织系统图18.2.1。

经理

经理

业务科

管理科

专业

秘书

总务

人事

会计

图18.2.1组织系统图

□业务流程

1.新产品开发(样品收集)。

2.客户开发。

3.客户询价(电报、信件、电报处理)。

4.报价。

5.订单确认。

6.开立境内订单。

7.生产督促及L／C催开。

8.出货。

9.押汇(出货通知)。

10.付款。

□业务处理细则

1.新产品开发(样品收集)

(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：

①临时编号。

②品名、规格、包装。

③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。

④开发成本。

⑤预估生产成本。

⑥制造商报价。

⑦可能销售对象及地区。

⑧预估售价。

⑨预估毛利。

(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。

(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。

(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。

(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。

(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。

②第一位数填1代表第一位数填6代表

〃2〃〃7〃

〃3〃〃8〃

〃4〃〃9〃

〃5〃

③第二位数填1代表

〃2〃

〃3〃

〃4〃

〃5〃

〃6〃

〃7〃

〃8〃

〃9〃

2客户开发：

(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：

①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。

②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。

③介绍新产品(邮寄新产品目录)。

④刊登广告、邮寄开发信。

⑤其他。

(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。

(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。

3.客户询价(电报、信件、电话处理)

(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。

(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。

(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。

(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。

4.报价：

(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。

(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。

5.订单确认：

(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价