知识产权-文件控制程序.docVIP

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XXXXXXXXXX有限公司

文件控制程序

编制：

审核：管代签字

文件编号：XZH-IPP-01-2019

批准：总经理签字

版本号/修订次：A0

发布日期：

受控状态：

密级：

实施日期：

1目的

编制本程序的目的是明确公司文件的编制、审批、标识、使用、更改、贮存和作废文件的管理、处置要求，以对公司体系文件进行有效控制。

2适用范围

本程序适用于公司所有文件的管理。

3职责

总经理及其高管层负责知识产权方针和目标的制订、知识产权管理手册、程序的评审和批准。

知识产权管理部门负责知识产权文件、记录管理的监督工作。

各部门经理负责本部门文件的编制、更改、报废、评审，并报总经理批准。

管理部负责公司文件的编制、分发、保存和管理。

4总则

4.1文件的范围

公司的文件包括为确保知识产权管理体系及其过程有效策划、运行和控制所要求的文件，主要有：

形成文件的知识产权管理体系的方针和目标；

知识产权管理手册；

知识产权控制程序文件；

为确保过程有效策划、运行和控制所要求的文件，如产品标准、工艺规程等；

GB/T29490-2013标准、知识产权管理手册、程序文件、管理制度、记录文件等；

外来文件，与知识产权相关的国家标准、法律、法规、地方条例、行业协会文件、地方政府文件、行政决定、司法判决、律师函件等。

4.2文件的分类

按受控要求分

受控文件：公司内部使用、具有企业法规性质、在工作和活动必须遵守的文件（包括提供给认证机构的体系文件等），公司对此类文件负有更改责任。

非受控文件：提供给外部赠阅、仅供外部参考、不具有约束力的文件，公司对此类文件不负更改责任。

按文件来源分

内部文件、外来文件。

按文件密级分

秘密、机密、绝密

按文件类别分

管理性文件、技术性文件和记录文件

管理性文件：包括管理体系手册、程序文件、计划、管理制度、外来管理性文件资料；

技术性文件：包括产品标准、图样、工艺文件、检验规程、作业指导书和外来技术文件资料；

记录文件：管理体系正常运行所需的各类记录表式。

4.3文件控制要求

文件控制应做到：

文件发布前得到审核和批准，以确保文件是充分与适宜的；

按规定对文件进行评审与更新，并再次审核和批准；

确保文件的更改和现行修订状态得到识别；

确保在使用处可获得适用文件的有效版本；

确保文件保持清晰、易于识别；

按文件类别、秘密级别进行管理；

确保外来文件的来源及取得时间可识别，并控制其分发；

防止作废文件非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当标识。

确保文件的更改得到原审批部门或指定的其他审批部门的审核和批准，该被指定的审批部门应能获取用于作出决定的相关背景资料。

内部发放使用的所有知识产权管理体系文件必须有控制号和状态标识；外部赠阅的知识产权管理手册、程序文件须经管理者代表批准并做出赠阅标识（提供给第三方和第二方审核时不做赠阅标识）。

4.4文件的编号

表SEQ表\*ARABIC1文件编号规则

文件类型

文件编号规则

知识产权管理手册

XX（企业代码）-IPM（知识产权管理手册）-XXXX（发布年限）

程序文件、管理制度文件

XX（企业代码）-IPP（程序文件/管理制度文件）-XXX（顺序号）-XXXX（发布年限及版本号）

记录表格

XX（企业代码）-IPF（记录表格）-XXX（对应的《企业知识产权管理规范》条款号）-XXX（记录顺序号）

注：企业原有表单适用本体系的，沿用原表单及其编号。

外来文件编号延用原编号。

5文件控制流程

编制与审批——文件标识——文件的发放——文件的使用——文件的更改——文件的评审与更新——文件的贮存——作废文件的管理

6文件控制程序

6.1文件的编制与审批

知识产权管理手册的编制与审批

公司的知识产权管理手册由知识产权管理部门组织进行编制，管理者代表审核，总经理批准。

知识产权方针和目标的制定与发布

知识产权方针由总经理会同高管层制定、发布。

知识产权目标由知识产权管理部门提出，由总经理批准、发布。

知识产权管理体系的编制与批准

公司的知识产权管理体系文件、由知识产权管理部门组织编制，管理者代表审核，总经理批准。

技术文件的编制与批准

公司的技术文件包括产品图纸、技术条件（产品标准）、工艺规程、检验规程等，由技术研发部编制、部门负责人审查、报分管技术副总批准。

其它文件的编制与批准

用于过程控制方面的制度，由主管部门编制、知识产权管理部门会签、主管部门负责人审核、分管副总批准；

有关检验、检测器具方面控制用的制度、规章，由质量部编制，主管部门负责人审核，分管副总批准；

收集和报告数据的标准表格和知识产权管理体系运行有关的其它文件，由主管部门编制、知识产权管理部门会签、管理者代表