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团结、开拓、务实、求精

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会议管理制度

目录

总则

会议分类及审批

会议管理

奖惩

附则

第一章总则

第一条引言

为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有部门的会议管理。

第三条管理权责

一、人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督;

二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚建议;

三、会议的审批权限详见“第五条会议发起与审批”;

第二章会议分类及审批

第一条会议分类，见附表

会议分类

序号

会议名称

主题/特点

类别

主持人

参加人

1

周例会

1总结本周工作/安排下周工作

2总结上周会议决议的落实情况

3公司例会每周五下午3点在3号会议室进行

4部门例会应避免与公司例会冲突

1公司例会

2部门例会

1人事部负责人或指定会议主持人

2部门负责人或指定会议主持人

1主管以上人员或会议指定参会人员；

2部门例会、组长以上人员或指定参会人员。

2

动员会

发言固定，没有讨论程序。

公司临时召开

行政会议

部门负责人、指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

3

研讨会

对某一课题或问题切磋、探讨，不一定有结果。

公司临时召开

行政会议

部门负责人、指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

4

评审会

对某事物的价值、性能、质量鉴别，必须有结论。

公司临时召开

行政会议

公司总经理或其指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

5

专题会

为某一专题而开，必须有结论。

公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

6

评比会

必须有结论

一般在年底或某一重大活动结束后召开

公司例会

人事行政部负责人

会议发起人提拟参会人员

7

总结会

总结前一段工作，研究、部署下阶段工作。

公司例会

部门负责人或指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

8

汇报会

下级向上级或有关人员汇报工作情况。

公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

9

调度会

任务安排，人员派遣，设备物资情况的调动。

公司临时召开

行政会议

会议提拟人或会议提拟人指定会议主持人

会议发起人提拟参会人员

10

部门早会

各部门固定程序

部门会议

部门负责人自定

部门全体人员

第二条会议发起与审批

一、公司(例会)和(例行早会)无须发起和审批;

二、研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开，需由发起人(主管级以上员)，按要求在办公软件里填写会议申请，报到人事行政部，批转后方可按程序办理相关事项;

三、公司临时行政会议、公司年会由总经理或副总经理直接发起或由议题涉及业务的主办部门负责人发起，总经理或副总经理批准;

三、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突;

第三条会议安排的原则为：小会服从大会，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

第三章会议管理

第一条所有会议通知遵照以下规定：

一、会议通知一般应在会议召开前一天的12：00以前，通知对象为与会人员、会务服务提供部门（人事行政部）；

二、所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知

第二条会议的其它准备工作遵照以下规定：

一、会议发起部门须提前做好会议资料（如议程、提案、汇报材料、计划草案、其它与会人应提交的资料）的准备；

二、会务服务提供部门，须提前做好会务准备工作，应提前半小时打开会议室，检查会议室的卫生情况，打开窗户通风戓开启空调，备好会议所需的各种设施、用品等;

三、各参会人员，应根据会议要求，准备好相关材料，材料包括：会议所需要的技术材料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议决议落实情况的汇报，以上材料要以书面形势提出;

第三条部门会议需用公司会议室的，应向会议室管理部门（人事行政部）通过办公软件提出申请并按照相关程序办理，由会议室管理部门（人事行政部）统筹安排。

第四条会议主持人须遵守以下规定：

一、主持人须于会前指定一名会议记录员，对本次会议进行详细记录，并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取，交给会议主持人或招集人，并在会后对会议记录、纪要进行整理;

二、主持人须于会前5分钟到达，检查会务落实情况