2022年档案管理--电子文件归档与管理(共70张PPT).pptx

第十一章;第一节;一、电子文件与电子档案的含义;二、电子文件的分类;四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。

五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。

六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。

七是命令文件，即计算机程序。;三、电子档案;电子档案含义:;三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。

四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的DBASE等设计的管理软件。;四、电子文件的特点及其影响;（2）数字化。

电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。

（3）网络化。

电子文件借助网络，能实现信息共享，但不安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以不受时空限制，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。

（4）信息的非人工识读性

（5）信息与特定载体之间的可分离性

（6）信息存储的高密度性

;第二节;一、电子文件的管理原则包括;二、电子档案的管理体系;第三节;电子文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。但考虑到电子文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。;1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的电子文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子文件备份同时存放。

2．与纸质文件内容相同的电子文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和电子文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子文件的查询速度快、??复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类电子文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。

;3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是电子文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读电子文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种电子文件）等保持整体完备性。

4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。

;二、建立电子文件归档制度;这些程序和文件是电子文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读电子文件。

三是建立鉴定规则和程序。

五是一份文件有多个年度时，仍归入签发年度，如干部任免、机构批准成立等文件，有上报日期、讨论通过日期、文件起草日期、正式发文日期、公布日期、文件发出日期、文件收到日期等，应归入正式发文日期所指的年度。

1、在OA系统中形成电子文件，应收集电子文件正本、记录修改过程和办理情况的的信息，元数据及记录电子文件的背景信息。

对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。

电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上，必须借助于计算机等设备才能阅读，不强调原始性，但强调其真实性；

软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。

但是以字符方式输入的机读文件，则不能保持档案文件的原样，只能保证文件内容的正确性。

因此，这些资料也需同时收集齐全。

电子文件材料是信息，一般存储在光盘、磁盘等载体上，必须借助于计算机等设备才能阅读，不强调原始性，但强调其真实性；

②“形成或处理年度”还指办结年度。;一、收集积累要求

;2、用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，最好能收集其过程文件，同时应记录其背景信息。

3、为了保证电子文件不被非正常改动，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。;4、应及时捕获在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。

;5、收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。

（1）在通用的软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。

（2）对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电