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秘书实务考试重点

第一章绪论

一．秘书的涵义

从秘书职位的角度来看“秘书”概念的发展变化：秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。

（一）秘书官职化时代

中国秘书官职化时代

◎在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。

◎古代的秘书工作者，被称为“史官”、“御史大夫”、“尚书”、“长史”、“主簿”等。

◎辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

国外秘书官职化时代(secretary)

◎“秘书”这个词来源于保密者。

◎资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理,这一内涵开始得到社会的认可和接受。

（二）秘书社会化时期

国外秘书工作的社会化、职业化发展

secretary

我国秘书的社会化职业化发展

◎我国的私人秘书始于清朝，称幕客

◎改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。

◎改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。

（三）秘书的内涵

秘书：为辅助领导者（或雇主）实施管理和处理日常事务的人员。

◎秘书服务的根本对象是领导者

◎秘书活动的基本方式是处理信息和事务

◎秘书活动的根本性质是辅助性

二．秘书机构的职能

1.秘书机构的含义：秘书机构即秘书部门，它是秘书群体和个体活动的组织形式，是秘书人员从事秘书工作的地方。

2.秘书机构的职能

（1）辅助决策

（2）管理信息

（3）参与协调

（4）协助控制

（5）处理事务

三．秘书工作的特点

从属性（P10）

被动性

事务性

综合性

四．秘书工作的要求

低位要求（P8）

准确、迅速、求实、保密

高位要求

超前性、深入性、拓展性

五、秘书的人际艺术：秘书与领导的关系

1.秘书与领导的关系

（1）秘书与领导人际关系的特征

首属性

一般来说，凡是交往频率高、关系密切的称为首属关系；凡是交往频率低、关系较疏远的称为次属关系。秘书与领导的人际关系具有首属性特征。

强制性

秘书人员与领导在工作中所建立起来的关系，不管秘书人员的满意度如何，作为秘书都必须自觉地为实现和完善这种关系而不断调节自己的交往行为。

（2）秘书与领导者关系的类型

互补型、诤友型、服从型、依赖型、抵触型、奴仆型、交换型

（3）秘书对领导者的补偿作用

精力补偿、知识补偿、能力补偿、思维补偿、心理补偿

（4）秘书处理与领导者个人关系的原则

正位、适人、合时、择地、善言、渐进、谦让

（5）秘书处理与领导者群体的关系

正确对待矛盾

准确判断矛盾

灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

问题：简述秘书工作的特点。

第三章办公室事务工作

一．日程管理

日程是领导的工作质量、工作效率、工作成果的一种体现，而规划、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。

这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作

（一）.日程安排

1.领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。

2.秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。

1.日程安排的内容

各种接待、约会

商务旅行活动

参加各类会议

到车间进行实际检查或指导

组织的各类重大活动的安排

领导私人活动的安排

2.日程安排的基本要求

统筹兼顾、安排规范、效率原则、突出重点、留有余地、适当保密、事先同意

3.日程安排的形式：年计划表、月计划表、周计划表、日程表

4.日程安排注意事项

以记叙、说明为主要表达方式；

编写要留有余地；

所有日程安排都要应按领导的意思去办；

活动与活动之间要有一定的间隙时间；

要认真核查日程表，以提高工作效率；

对已处理完的工作，一般应注明结果。

（二）安排约见

1.安排主动约见

（1）安排主动约见的原则

取得领导同意并配合其工作时间表；

按照轻重缓急安排约见；

正确传达约见事项；

安排时要留有弹性。

（2）安排主动约见注意事项

迅速处理临时变更的约见；

保持与对方的联络；

提醒领导；

保证约见的时间、地点等的万无一失；

准备好所带资料。

2．安排被动约见

（1）被动约见处理事项

礼貌询问清楚对方的姓名、单位、职务、事项、日期、具体时间、地点、方法、所需时间等。

不能随便代领导答应约见。应按领导的意图回复对方是否会见。

收到邀请信，应及时回信。

如果领导不准备约见对方，秘书应回绝对方，态