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公司质量管理体系审核记录中普遍存在的问题

由于公司内审员都是兼职身份，平常各自工作繁忙，对质量审核工作接触、了解

不多，往往也就是在每年一次的公司质量管理体系内审中才会编制检查表，记录审核

情况，因此难免会因不熟悉标准条款要求，现场取证经验不足，在审核技巧或现场把

握能力等方面存在一些问题。从公司近几年质量体系内审的审核记录来看，主要存在

以下几个方面的问题：

1、记录内容与标准条款要求有所偏离，不够准确。如：内部沟通”的审核，常见

记录内容是经常沟通，非常有效”。

2、记录内容有判断无事实，即记录中有明确的符合要求”的结论，但无事实依据。

XXX

如：职责、权限的划分”审核，记录内容是问,回答正确。”答的是什么却无从知晓，

根本无法判定是否符合标准要求。

3、记录过于简单，缺少实际内容，无法作为认证决定的依据。如：顾客满意”

的审核，记录内容是有采集记录及分析结果，需提交公司领导。”

二、审核记录的作用

根据国标中质量管理相关标准的阐述，审核记录的作用可概括为记录审核证据、

记录审核发现、为审核结论和认证决定提供支持依据三个方面。因此，要满足以上要

求，审核记录应包括足够的细节，使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况，判

断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其

支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据，用以支

持认证决定的判断。

在审核工作中，按照每一次的审核计划，审核总体时间是一定的，审核记录占用

时间的多少会直接影响到其它审核活动的时间用量。作为审核员，只有明确了审核记

录的作用，才能更好地把握审核记录的详略程度，从而找到审核记录与其它审核活动

的时间平衡点，切实提高现场审核的有效性和效率。

三、审核记录的记录原则

从审核记录的作用，我们可知审核记录应表述审核证据和审核发现。但审核证据

如何界定？审核证据和审核发现又该记到什么程度呢？在每一次的审核

中，我们会接触到大量的信息。许多信息与审核目的、范围、准则有关，但也有的信

息与审核目的、范围、准则无关，后者不是审核证据，前者如果未经证实也不是审核

证据，凡是不属于审核证据的信息则是不需要记录的。因此，审核证据

和审核发现的记录应坚持以下原则：

1、反映抽样量。审核是通过适当的抽样进行的，比如抽查了多少文件、记录，观察

了多少活动、产品实物、工作现场等。适当的抽样，就是审核所获得的样本

量对总体应有一定代表性。抽样量太少，则不具备代表性或可信度不高。为表明抽样

量对审核结论和认证决定的支持，审核员在现场审核时应首先询问抽样对象在审核期

内的总量，再根据3%-5%的贯例决定抽样量，并在审核记录中详细记录，以明确反映

审核抽样的情况。

2、有可重现、可追溯性。证据的一个重要属性是真实”性，审核记录所反映的审

核证据必须是真实存在的，具有可重现性，如果由他人重新审核，完全可再次查到。

因此，审核员在现场审核中与员工、其他人面谈时，要记下有关人员的姓

；；

名、所属部门审核文件、记录时，要记下有关文件名称、记录的编号检查仪器、设

/

备时，要记下有关仪器、设备的编码编号。

3、要适度简明扼要。实际审核经验告诉我们，现场审核必须严格控制记录的时间，

以便能利用更多的时间来进行审核调查。

四、审核记录的一些具体方法

在审核工作中，通常运用问、查、看”的方式进行审核。对照不同方式，结合以

往的审核经历，笔者大致总结、归纳出一些通用的记录方法。

（一）通过询问、交谈方式进行审核的记录方法：

1、记录回答、交谈者的姓名、职务和所属部门（审核证据）