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会议和重大活动工作流程和要点

一、会议筹备工作要点

1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例)

会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。

2、会议筹备工作事项

（1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知要紧说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。

（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导与上级有关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人与国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门与有关组织、机构领导的请柬由有关部门负责发送。

（3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议通常要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室与贵宾休息室等。

（4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包含套房、单人标间、双人标间等。

（5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。通常会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提早制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。

（6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料要紧有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。

（7）草拟会议筹备方案。内容包含：

①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。

②会议组织机构。包含会议总协调与各专业小构成员名单,并全面说明各小组工作分工，做到责任到人。

③制订会议经费预算。

④会场布置情况。包含主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

⑤与会人员报到、住宿、就餐、交通等安排。

⑥会议宣传标语的内容与布置。

⑦会议物品准备情况。

⑧表彰颁奖方案与有关责任制签定仪式方案。

（8）编制会议服务指南。根据会议回执，准确统计参会代表人数，编制会议服务指南。包含：

①会议议程安排、组织机构。包含会议总协调、秘书组、会务组、宣传组等会议工作人员联系电话与房间号。

②会议须知。包含就餐时间与地点、会议要求与注意事项。

③会议代表名单。包含代表姓名、性别、民族、单位职务、房间号、餐桌号（如有集体活动的，还需注明乘车号）。

④召集人汇报安排。包含公司领导、召集人名单与汇报时间、地点。

⑤会议代表分组。包含各组代表、召集人、联络人、讨论地点。

⑥列席代表名单：包含姓名、单位、职务。

⑦会场座次表。

（9）准备会议用品、设施等。要紧包含：

①文件袋。文件袋内装代表证、房卡、会议服务指南、签字笔、笔记本。会议文件由秘书组根据情况装袋或者直接到会场发放。

②会议引导牌。包含报到处、主会场、餐厅、分组讨论会场、汇报厅、贵宾接待室等。引导牌使用集团公司统一标识。

③会议办公用品。在会场邻近充分准备如电脑、打印机、传真等办公设备与耗材、办公用品等，达到集中办公条件。

④备好参会领导与会议代表席签。

（10）会议宣传方面准备。本着盛大、热烈、简朴的原则，视情况制定会场内外环境布置方案。可包含：

①会场外布置。包含会议宣传标语、气球、彩虹门等。

②悬挂宣传标语。

③制作会场外欢迎横幅、电子标语。

④制作主会场背景板、会场尾标。

⑤制作宴会厅背景板。

⑥制作会议展板、宣传片等。

⑦制作奖杯、奖牌、绶带与获奖证书。

⑧安排集体合影场地。包含前排座椅、椅签、后排的踏步等。

（11）交通方面准备。

①安排专人负责车辆调度与指挥，做好接送站的工作方案。

②准备好迎接外邀领导的车辆与接送会议代表的中巴车与商务车。

（12）安排会场。

①预定会议用鲜花、绿植，制作主席台效果图并请领导

审定。

②安排会场音响、话筒及录音摄像，确定会前、会中与颁奖音乐。提早做好设备调试及保障，确保万无一失。

③根据领导座次安排好代表席签、文具、鲜花、茶水、矿泉水、小毛巾的摆放；贵宾室布置（见附图1——大会领导座次安排）。

④做好会场通风与温度调节预案。

⑤安排好会场礼仪、服务人员等；如有颁奖或者责任制签订，需提早进行彩排。

⑥搞好会间服务与会议休息时的茶歇服务。

（13）安排集体合影。提早清空合影场地，必要时请摄影师先查看摄影场地，根据上午或者下午的时间，确定摄影的方向与位置，并根据天气变化情况，及早提出变更意见。提早摆放前排领导座椅与后排踏步；按照出席会议的领导名单次序提早贴好领导座位名签（见附