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档案鉴定销毁工作规定

所属各单位、机关各部门：

根据《档案法》和中煤集团有关档案管理要求，为进一步提高公司档案管理质量，加强档案的科学管理工作，做到有重点地保存档案，有效地利用档案，经公司研究决定，成立档案鉴定小组。现将有关事宜通知如下：

一、成立档案鉴定小组

组长：公司领导

副组长：副总师、办公室主任、副主任

成员：各部门负责人、档案专（兼）职人员。

鉴定小组职责：负责档案鉴定、销毁和审批工作。办公室负责具体组织实施档案鉴定销毁工作。档案鉴定小组负责鉴定符合鉴定销毁条件的档案。

二、档案鉴定销毁范围及鉴定原则

（一）鉴定销毁档案范围。

1.保管期限已满的档案。

2.无保存利用价值的报废并已拆除设备以及关停、报废并已经拆除机组档案。

3.档案室已有一套正本，剩余多收的资料。

（二）鉴定档案的原则。

1.鉴定档案本着“充分利用原卷，一般不拆卷重整，保管期限就高不就低”的原则，采取直接鉴定法。逐卷逐件审查卷内文件，切忌只看案卷标题而不审查卷内文件。

2.鉴定中要具体对待保管期限混杂的案卷。永久卷混有及卷内文件内容联系密切的个别长期、短期文件可以不拆卷，但混杂的长期、短期文件较多的案卷要拆卷。短期保管案卷内混有永久、长期保管的文件，应拆卷重新组卷。长期保管案卷内混有少数短期文件，保管期限可从长，一般不拆卷。档案保管期限依照《企业档案工作规范》、《国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范》等执行。

3.鉴定要考虑档案的价值，应以反映本单位主要职能活动面貌为出发点，以档案的内容为中心，保证单位历史沿革的延续，结合考虑单位的工作性质、地位、活动范围以及档案的产生事件、完整程度、可靠性、有效性和外形特点等因素，弄清档案及单位之间的关系，确定档案的价值，进行鉴定。

三、鉴定销毁档案工作程序

（一）对于符合鉴定销毁条件的档案，档案部门先出意见在向档案领导小组组长汇报后才可以开展档案鉴定销毁工作。还要向上级主管业务部门请示，待批准后，再组织鉴定销毁工作（附表一）。

（二）鉴定工作。定期对已到保管期限或无保存利用价值的档案进行鉴定。对于符合鉴定销毁条件的档案，首先经档案小组进行鉴定，得出鉴定销毁意见。陈述鉴定的标准、方式和方法、对于符合销毁条件的档案说明销毁原因，对于仍需继续保存的档案应重新划定保管期限。档案鉴定清册表格见（附件二），要求填写清楚每件文件的信息，并附经档案鉴定销毁领导小组批准的鉴定小组成员名单。档案鉴定清册永久保存。

（三）编制档案销毁清册。经过专业人员的鉴定，对确无保存价值的档案，必须编制销毁清册，销毁清册由档案部门依照专业人员鉴定结果编制。销毁清册封面应设置销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间（销毁档案的批准人为企业法人代表）、监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等项目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，为日后查找档案销毁情况提供依据。销毁清册样表见附件三。

（四）延期销毁。为慎重起见，准备销毁的档案，在经领导批准后，还要继续保存一段时间后销毁，一般以半年为宜，以避免因档案潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。

（五）销毁工作。在鉴定销毁领导小组批准后，由2名以上工作人员将需要销毁的档案送往指定的造纸厂做原料，数量较少的亦可自行焚毁，不能当作其他用途，更不允许出卖。无论采用什么方法，档案鉴定销毁领导小组必须指定2人以上监销（其中一人为档案专责），确已销毁后，监销人在销毁清册上注明“已销毁”字样、销毁日期和签字，以示负责。销毁清册永久保存。

附件一：

档案鉴定销毁审批表

鉴定销毁档案类别

鉴定销毁档案卷数

起止年度

年月日

年月日

档案馆

意见

鉴定销毁小组意见

分管领导意见

备注

附件二：

档案鉴定清册

编制部门：编制日期：编号：

序号

题名

年度

档号

卷内文件

原期限

已保管

年限

鉴定意见

鉴定人

签字

备注

件数

页数

□销毁□保留

编制人：编制部门负责人：鉴定日期：

档案鉴定小组人员名单

专业档案鉴定小组名称：

序号

姓名

公司岗位

小组内任职

附件三：

档案销毁清册

编号：

销毁档案数量：

鉴定小组组长签字：日期：年月日

批准人（企业法人）签字：日期：年月日

监销人签字：销毁方式：

销毁日期：年月日

档案销毁登记表

编制部门：编制日期：