档案数字化方案制定与实施.pdfVIP

档案数字化方案制定与实施--第1页

关于档案数字化的实践与思考

当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为我国档案事业发展提供了难

得的机遇。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管

理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。对此，作为管理和拥有

大量产权产籍信息资源的房产档案部门，为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运

用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技

术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式

存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，

及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的

档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方

式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，

实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价

值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对

档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。

②载体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案

影像数据库或多媒体数据库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源

建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、

录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴、代替原件使用，保护档案原件。⑵、数字

化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情

况下不致于遭到毁灭性的破坏。⑶、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的

修复。

③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时

提供给所有需要它的人共享。⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传

输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档

案。⑶“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已

开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

档案数字化方案制定与实施--第1页

档案数字化方案制定与实施--第2页

④档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各

级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可

其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、档案数字化的实践

1、档案数字化工作回顾

为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我馆多年来花大力气致力于

档案信息库建设和档案的数字化工作。1993年，我馆购置微机，独立开发人事档案管理系

统，开始档案数字化的工作，使得全局职工基本情况在电脑中一览无遗，工资情况也能被系

统所显示。1998年开发文书档案管理软件，利用电脑管理文书档案目录。经过这些年的努

力工作，我们将馆藏所有文书档案、人事档案全部录入电脑，并实现了电脑查询，