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公司文档管理规章制度
公司文档管理规章制度
一、目的
为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,结合我公司实际情况,特
规定本制度。
二、权责范围
集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门,负责本制度的拟定、审核及执
行解释;总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与
实施跟进。
三、文件种类
本制度所指公文,包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、
批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。
四、文件发行程序
1.各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。
2.新编制管理型文件编制完成后,由原编制单位人员进行校对工作,需发行的
报行政人事部统一处理,技术型文件报技术质量部进行处理,严禁自行将公文直接
送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。
3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是:是否
符合行文规则;内容是否合法;涉及其他部门的事项是否已协商会签;文种使用、
公文格式是否规范;附件是否齐全。
4、经审核,对符合行文规则的公文,行政人事部及时进行登记编号
存档,并加盖德高公司“文件发行专用章”,不符合行文规则的公文做退件处
理。对于符合规定需发行的文件,需在一个星期内必须发行。
5、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发
人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、
抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(1)涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
(2)紧急公文应当根据紧急程度分别标明)紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急特急、、急件急件。
(3)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文
字号。
(4)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标
题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(5)主送机关指公文的主要受理机关,标注时应当使用全称或者规范化简
称、统称。
(6)公文如有附件,应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。
(7)对外公文可根据实际情况按不同子公司报送,并应有总裁签字,及加盖
印章。
(8)成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发人的签发日期为
准。
(9)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全
称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。
(10)印章:印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、
印有特定版头的普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文,下沿印压成文日
期,做到“骑年盖月”。
(11)主题词:由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成,
按上级机关要求和《公文主题词表》标注,位于抄送单位上方。“主题词”三
个字用三号黑体字。
(12)公文用字除上述规定外,应选用三号宋体字,从左至右排。公文中汉字
和标点符号的用法应符合国家标准,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规
定,公文用纸幅面规格采用国际标准A4型,左侧装订。
6、公文承办必须做到:
(1)坚持规范与时效并重,呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前
依次呈送。要件、急件先送主要领导。
(2)提高办文效率,及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统,跟踪准
确。
(3)坚持急件急办、密件密办,严格遵守保密法规和保密纪律。
(4)树立服务意识,及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情
况。
7、已办结的公文,行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。
注:对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。
五、文件的修订与管制
(一)管理型文件的修订
1.文件和资料在使用过程中,如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行
修改时,请统一由原编制单位提出申请,并将“文件更改申请单”(附件1)报行
政人事部进行审核,由集团总经理批准。
2.修订文件如为跨部门运作时,修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传
阅单(附件2)一并送至各部门会签,会签完成后,再将
修订稿件送审批部门审批,方可发行。
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