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办公室管理作业2

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

3.文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。

答：(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞

机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。

如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，

写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话

号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给

上司。

(3)为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，

如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋

或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清

单。打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表

·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票

·笔记本

·地址目录：电话、传真等号码

·日历卡

·世界各地时间表

·国际电话号码表

·文件夹

·商业名片

·声像材料

·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等

·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡

·相关档案

·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍

·日程表、约会安排表、时间表和计划表

·护照、签证等

·钢笔、铅笔

·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子

·图章和印泥盒

·急救药盒

(5)行李问题。上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。文秘

人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且

经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。要准备随

身携带的行李，有些。主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，

或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放在下格，这样下飞机可直

接去约会，而不必先去旅馆放行李。

4.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

答：1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮

料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的

纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形

象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充

分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是

下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源

者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演

讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上

司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人

员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，

并做纪念保管。

5.举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项

工作，做出较为具体的说明。

答：1.根据参加宴会的人选地点，定档次

2.发请帖

3.确定参加人员，订餐

4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。

5.到时间正式进行。

作业4

1.简要阐述社交话题的选择原则。

答：合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；

（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、

风土人