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2019年第4期

总第246期

SHANXIARCHIVES

数字档案室应用系统功能评价指标解析*

欧阳慧芳

（华南理工大学档案馆广东广州510641）

摘要：根据国家档案局数字档案室试点单位建设对应用系统功能的要求，对照国家档案局2016年底颁布的

《数字档案室评价办法》中有关应用系统建设的各项评价指标和细则，从中看出《数字档案室评价办法》对于档案

业务系统建设方面的许多功能指标是前所未有的新规定和新要求。本文即对其中有关业务系统所应具备的自动或半

自动鉴定电子文件归档范围、元数据采集、元数据值有效性验证设置、配置工作流程开展处置鉴定、续存、销毁、

移交、开放鉴定工作、对归档电子文件自动进行格式转换、对档案目录和元数据项目进行规范性自动检查、系统的

三元管理等功能的相关评价指标进行深入解析，希望能对档案同仁建设数字档案室业务系统提供参考。

关键词：数字档案室；业务系统；功能指标

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1005-9652(2019)04-0114-005

依据国家档案局《数字档案室建设评价办法》（档办发[2016]3号）（以下简称《评价办法》）中

有关应用系统建设的评价指标和细则，作为全国数字档案室试点建设单位之一的华南理工大学档案馆在

近两年来的数字档案管理系统开发建设过程中倾注了大量心血，对于《评价办法》中所规定的各项评价

细则进行了大量的语义解读和分析判断的工作，因为较之从前而言，评价指标中对档案业务系统规定了

很多新的功能点，是之前未曾要求和具备的，故此关于如何准确理解其含义进而在系统中实现这些功能，

并无现成的做法和经验可以借鉴，很大程度上需要自行摸索与探讨，从而加大了开发的难度。

一、关于数字档案室试点建设

数字档案室试点建设工作是国家档案局为深入贯彻中共中央办公厅、国务院《关于加强和改进新形

势下档案工作的意见》，于2015年10月在全国范围内开展的一项档案信息化建设工程。经自主申报、

广东省档案局推荐、国家档案局审核，笔者所在的华南理工大学档案馆成功获批第一批数字档案室建设

试点单位，是全国81家获批单位之一，也是其中仅有的6家高校档案馆之一。那么，关于数字档案室

建设的总体方案建立了，试点单位也确定了，如何将建设理念和构想落地为实际可操作的具体要求和做

法，而非仅仅停留在概念层面？为此，2016年底，为加强数字档案室的科学建设与管理，国家档案局出

台了《数字档案室建设评价办法》，从组织建设、基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、

保障系统建设等方面逐一明确具体要求，以列表形式条分缕析地详细规定了每一项评价指标和细则及评

分标准。国家数字档案室试点建设可以说是一项浩大的工程，涉及方方面面，且很多都属于开创性工作，

尤其是在应用系统建设方面，按照国家档案局《数字档案室建设评价办法》中的指标要求，较之先前在

用的档案管理系统，在更多细节方面作了标准化规范。

二、华南理工大学大学档案馆应用系统概况

华南理工大学档案馆自2004年起一直使用世纪科怡档案管理系统，经多年的发展完善，各项功能

可较好地满足档案基本业务的需要，但试点建设工作启动之后，经仔细对照评价指南和《评价办法》中

的各项指标和细则，发现系统在诸多方面都不达标。经广泛调研、综合考虑和权衡，2016年底，为建设

*【基金项目】广东省高校档案工作协会2018年度科研资助项目“智慧校园背景下高校智慧档案馆建设研究”

【作者简介】欧阳慧芳（1974-），女，汉族，湖南嘉禾人，硕士研究生学历，华南理工大学档案馆信息技术与科技档案管理科科长、

副研究馆员，研究方向：档案信息化及档案管理。

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档案信息化

ARCHIVESINFORMATIZATION

一个符合国家标准的数字档案管理系统，加之原有系统已难以适应迅猛发展的档案信息化建设要求，系

统开发商技术力量有限等诸多因素，我馆决定忍痛舍弃原有的科怡系统，重新开发建设新系统。

在数字档案室建设评价指标中，应用系统建设占30分（另有组织建设