院长办公室职责格式版（四篇）.doc

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院长办公室职责格式版

院长办公室是院长领导下的综合部门，主要负责全院行政工作的组织、协调，对全院各科室就有关工作进行指导。其职责范围是：

（1）起草学院报告、决议、规划、规章制度、工作计划和总结，起草或审核以学院名义上报、下发的文件，向全院发布通告、通知。

（2）组织安排全院行政会议，督促、检查各部门执行会议决议情况。

（3）协调各职能部门工作，组织有关科室完成共同负责的全局性工作任务。

（4）掌握、使用学院及办公室印鉴、院长名章，审定各行政部门印章的刻制，并对印鉴使用进行监督。

（5）收发有关文件、信函、电报等；办理公文的登记编号、签发、分送工作；催办上级和学院限期办理的事项。

（6）管理全院通讯、广播及其设备。负责学院行政和党群系统的文印工作。

（7）负责来客的接待、处理来信来访；管理和调度车辆，管理会议室。

（8）管理学院档案，做好学院大事记和重要历史资料的保管工作，指导各科室做好档案工作。

（9）负责学院内部治安工作，做好防火、防盗等工作。

（10）负责师生户籍管理工作和安排节假日值班人员。

2、主任岗位职责

（1）根据院长指示，负责组织起草学院工作计划、总结、工作报告和决议，组织拟订学院规章制度。

（2）协助院领导组织召集全院性会议，做好会议的各项准备工作；安排会议记录本、整理会议决议，会后认真检查、督促并及时向院领导汇报执行情况。

（3）审核以学院名义发出的公文、函电、报表等文稿，及时送院长签发。

（4）负责组织安排全院重大活动，协调各个部门共同办理的综合性工作。

（5）注意调查研究，及时了解与全局有关的情况和问题，并提出解决办法，供领导决策参考。

（6）负责安排、督促和检查办公室职责范围内各项工作，不断提高

工作效率；考核办公室工作人员的工作。

3、秘书岗位职责

（1）在院办主任的领导下，协助主任搞好办公室的各项工作。

（2）负责院领导交办的各种文字拟稿工作。

（3）起草学院工作报告、总结、规划、计划、决议、通告等，协助院办主任审核、校对以学院名义签发的公文稿。

（4）具体安排学院行政会议日程，做好会议记录，整理会议纪要和简报，了解会后的贯彻执行情况。

（5）催办上级领导和院领导布置安排的各项工作；经常深入基层调查研究，了解工作动向及职工思想动态，及时向领导提供情况和资料，并提出建设性意见。

（6）负责学院大事记和有关资料的采集整理工作，做好“院长信箱”的答复工作。

（7）负责与外单位的联系；做好来宾接待与信访工作。

4、文员岗位职责

（1）负责办理各类文件、信函、报刊的收发工作，认真做好收文、发文、登记、阅签、清退、整理、归档等手续。

（2）负责院领导的文件传阅，处理院领导签批的文件、函电、转递单位和个人给院领导的请示、报告等。

（3）负责学院文件的登记、编号、盖章和向学院有关部门分送各类文件。

（4）负责保管、使用学院印鉴和院长名章，负责开具业务介绍信及其它证明。负责全院邮资、电报、电话、购买车船票和飞机票的审核管理工作。

（5）负责办公室文具及其它用具的领取和管理工作。

5、档案管理员岗位职责

（1）贯彻执行国家关于档案工作的方针、政策和学院“档案管理办法”。

（2）对各科室形成的各种资料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导，负责对全院档案网络员进行业务培训。积极参加档案工作的对外协作活动。

（3）集中统一管理学院各类档案资料，努力学习档案专业知识，不断提高档案质量。

（4）定期检查档案，坚持库房温湿度测量记录，做到档案无霉变、

褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象，无失、泄密事件。

（5）编制汇编、检索工具和档案参考资料，提高档案利用率，坚持做好借阅和利用效果登记。

（6）准确编制档案工作情况年报，及时报上级主管部门。

（7）及时向上级档案馆移交应进馆的档案，并做到质量符合进馆要求。

6、打字（复印）员岗位职责

（1）按审批规定及时完成各种打印任务，并履行登记、签字手续。

（2）严格执行保密制度，不得泄露保密材料及文件内容。

（3）注意节约纸张及其它文印用品，爱护打印设备，并按规定维修保养，保证设备完好。

（4）努力学习文印业务，不断提高打印、装订技术，对不符合要求的文稿，提出修正意见。

（5）保持室内整齐、清洁卫生，创造良好的工作环境。

7、汽车驾驶员岗位职责

（1）自觉遵守国家交通法令、法规和交通规则，服从交通民警和其他交通管理人员的指挥。积极参加市、区交通安全活动，按时参加安全大组的学习，宣传交通安全，交流安全经验，确立安全第一的思想。

（2）出车前必须做到五检查（即转向、制动、灯光、雨刮、喇叭），经检查正常后方可出车，坚决做到车有故障不出车。出车途中必须严格执行操作规程，做到集中思想、谨慎驾驶、中速行驶、礼让三先。

（3）车辆行驶中或中途停车以及回库后要随时