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浅析文书档案的电子管理

摘要：文书档案的管理工作在国家机关、企事业单位以及各种

社会组织的日常管理工作中起着极为重要的作用。随着文书档案数

量的与日俱增以及档案的载体和记录方式的多样化，文书档案管理

工作量在日益加大、工作方式变得日益繁杂，为适应广泛发展的电

子信息化以及办公系统自动化的要求，文书档案的电子化管理方法

应运而生。

关键词：文书档案管理办公自动化电子管理

“档案是国家机关、社会组织和个人在各种社会活动中直接形

成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其他

各种形式和载体的记录材料。”[1]档案把反映一个组织的重大活

动、重大事记等重要信息保存起来，为日后该组织的开展工作、未

来发展提供重要依据和可靠凭证。

一、文书档案电子管理的涵义

由于传统的实体文书本身的档案类型、档案年限的特殊性以及

文书档案管理人员的业务素质限制，传统的文书档案在实体管理上

往往出现一些漏洞，如档案在归类不明确，档案漏存等，不能确保

档案的安全性和完整性，而文书档案的电子管理方法则克服了这一

缺陷。所谓文书档案的电子管理方法，就是管理理念要实现从传统

的管理向现代化管理转变，管理方式以办公系统的计算机自动化和

网络为依托，以电子文件的方式把以往手续繁杂的办公行文转变为

容易储存、查找的电子信息，简言之，这是一种手工模式向智能模

式的转变。

二、文书档案管理电子化的特点

采用电子管理文书档案具有以下几个特点：

1.高效率性

电子文书档案一般以办公系统的计算机自动化为依托，具有强

大的信息存储和处理能力。与传统的管理方法相比，电子管理方法

大大减化了工作人员的手工操作程序。在以往的纸质管理方法中，

在归档、整理方面，要求门类明晰、准确无误；在存储上，要求有

特定的档案管理空间，且对存储的温度和温度有特定要求，否则会

出现变霉、腐烂，甚至发生虫子叮咬现象；在查询时，需要花费一

定时间，到存储地手工翻阅。这些都与现代高节奏的办公环境要求

不相适应，而采用电子管理的方法则避免了上述问题。在采用电子

文书档案管理方法之后，在文书的收集、整理、分类、存储和检索

查询方面都大大提高了效率，可操作性强且节省了大量时间。

2.稳定性

与传统的纸质档案载体的保存时间相比，电子文书管理在寿命

上要长得多，甚至可以永久性保存。纸质文书易受储存温度、湿度

等周围环境的影响，如果受到水、火等天灾人祸的影响，文书档案

的保存载体可能会永久消失，这样就造成不可挽回的损失。而采用

电子管理的方法，可以克服这一缺陷。并且，可以把文书档案备份

成多种载体保存，一旦某一载体上数据损坏或丢失，可以启用其他

载体中的相同数据。

3.资源共享性

在传统的纸质文书档案管理中，由于纸质文书自身特点的限制，

往往不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成

资资源的浪费，还造成文书档案查找困难。使用计算机为中介的电

子文书档案管理方法之后，即可借助特定的办公系统软件，将档案

管理由个体管理深入到体系管理模式，即可以集录入、存储、查询

等操作于一体的体系管理模式，从而极大地提高了档案利用工作的

质量和效率，可以不受时间和空间的限制去操作。“并且通过网络

服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重

点和档案管理信息动态。”[2]

三、文书档案电子管理应注意的问题

1.保证文书档案的原始性和唯一性

我们通常用u盘、光碟等移动存储设备作为电子文书档案的存

储载体，它以数字代码的形式记录信息，具有数字化的属性。“与

传统的纸质文件相比，电子文件具有非人工识读性，必须通过计算

机等特定的设备，人才能识读。”[3]信息与载体具有可分离性。传

统的文书与纸是紧密相连的，人们对文书处理的情况都留在纸上，

这样就保证了文书档案的原始性和唯一性。随着电子技术的发展，

各种计算机软件应运面生，人们可以通过简单的操作对电子文书信

息进行修改或删除，且不留痕迹，这就改变了以往那种纸质文方唯

一性、原始性的特点，给考证文书档案的合法性带来一定困难。

2.加强文书档案的安全性保护

近几年来，网络泄密事件层出不穷，网络安全问题成为时下热

门关注的问题，这就给电子文书档案的存储带来严重挑战。由于档

案存储载体的电子化，存储载体往往在完成存储任务之后归档封

存，当下次用时再取出重新放到电脑上读取数据，这往往就给不法

分子提供了机会。在网络连接时，