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顾客产品在企业内部联络及协调管理制度

一、目的

为确保顾客产品在企业内部得到有效的联络与协调管理，提高顾客满意度，保证产品质量和交付进度，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业内所有涉及顾客产品的部门和人员。

三、职责分工

1.销售部门

负责与顾客进行沟通，了解顾客需求和产品要求，并及时将信息传递给相关部门。

跟踪顾客订单的执行情况，及时向顾客反馈产品进度和问题。

协调处理顾客投诉和反馈，确保顾客满意度。

2.技术部门

根据顾客需求和产品要求，进行产品设计和开发，制定技术标准和工艺规范。

为生产部门提供技术支持，解决生产过程中的技术问题。

参与顾客产品的质量检验和测试，确保产品符合技术要求。

3.生产部门

按照技术标准和工艺规范进行生产，确保产品质量和交付进度。

及时向相关部门反馈生产过程中的问题和异常情况。

负责顾客产品的包装和发货，确保产品安全交付。

4.质量部门

制定顾客产品的质量检验标准和检验计划，对产品进行检验和测试。

对不合格产品进行处理，确保产品符合质量要求。

收集和分析顾客产品的质量数据，提出改进措施。

5.采购部门

负责顾客产品所需原材料和零部件的采购，确保物资供应及时。

与供应商进行沟通和协调，确保原材料和零部件的质量符合要求。

四、联络与协调流程

1.订单接收与确认

销售部门收到顾客订单后，应及时进行审核和确认，确保订单信息准确无误。

销售部门将订单信息传递给技术部门、生产部门、质量部门和采购部门，各部门根据订单要求进行准备工作。

2.产品设计与开发

技术部门根据顾客需求和产品要求，进行产品设计和开发，制定技术标准和工艺规范。

技术部门将设计方案和技术文件传递给生产部门、质量部门和采购部门，各部门进行评审和确认。

3.生产计划与安排

生产部门根据订单要求和技术文件，制定生产计划和安排，确定生产进度和交付日期。

生产部门将生产计划传递给销售部门、质量部门和采购部门，各部门根据生产计划进行协调和配合。

4.原材料采购与供应

采购部门根据生产计划和技术文件，进行原材料和零部件的采购，确保物资供应及时。

采购部门与供应商进行沟通和协调，确保原材料和零部件的质量符合要求。

采购部门将原材料和零部件的到货情况及时传递给生产部门和质量部门。

5.生产过程控制

生产部门按照技术标准和工艺规范进行生产，确保产品质量和交付进度。

质量部门对生产过程进行质量检验和控制，确保产品符合质量要求。

生产部门和质量部门及时向相关部门反馈生产过程中的问题和异常情况，各部门进行协调和处理。

6.产品检验与测试

质量部门按照质量检验标准和检验计划，对产品进行检验和测试，确保产品符合质量要求。

技术部门参与产品的检验和测试，提供技术支持和解决方案。

质量部门将检验结果及时传递给销售部门和生产部门。

7.产品包装与发货

生产部门按照顾客要求进行产品包装，确保产品安全交付。

销售部门与顾客沟通确定发货时间和方式，协调物流部门进行发货。

销售部门将发货情况及时反馈给顾客。

8.售后服务与反馈

销售部门负责顾客产品的售后服务，及时处理顾客投诉和反馈。

质量部门收集和分析顾客产品的质量数据，提出改进措施。

各部门根据顾客反馈和质量数据，进行持续改进和优化。

五、沟通与协调方式

1.会议沟通

定期召开部门间协调会议，沟通顾客产品的进展情况和问题，协调解决相关事宜。

会议由销售部门组织，相关部门负责人参加。

2.邮件沟通

各部门之间通过邮件进行信息传递和沟通，确保信息及时准确。

邮件应明确主题和收件人，重要邮件应及时回复。

3.电话沟通

对于紧急情况或需要及时沟通的问题，可通过电话进行沟通。

电话沟通应做好记录，以便后续跟进。

4.现场沟通

对于复杂问题或需要现场解决的问题，可进行现场沟通和协调。

现场沟通应明确问题和解决方案，做好记录。

六、考核与激励

1.考核指标

订单按时交付率。

产品质量合格率。

顾客满意度。

2.考核方式

由企业管理部门制定考核方案，对各部门进行定期考核。

考核结果与部门绩效和个人绩效挂钩。

3.激励措施

对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励。

设立专项奖励基金，鼓励员工提出创新和改进建议。

七、附则

1.本制度由企业管理部门负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起执行。