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文书工作与档案管理实训报告

实训项目名称：文书工作与档案管理实训

实训日期：2011.5.16——2011.5.20

指导教师：

同组人：

本项实训目的：

通过本次实训，在企业文书处理过程中，让学生按照实训题目进

行现场的文书处理的操作演示、情景模拟、案例讨论，目的是使学生

亲身实践并掌握整个文书处理的工作程序，旨在培养学生的动手能力

和实际应用理论知识的能力，使他们能很快熟悉并掌握公司的文书工

作。

实训内容：

通过给出一些企业工作中的片段，让学生根据工作的需要，写出

相应的文书，并对这些不同行文关系和行文方式的文书进行处理，以

提高学生处理公文的能力。

一、文书处理的内容和程序

又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理。国家机关或社

会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管

理的重要组成部分。其质量与效率对国家机关或其他组织的工作成效

有直接影响。基本原则和要求是：及时、准确、保密。

文书处理程序由收文和发文的各工作环节构成。收文包括签收、

登记、分办、加工、拟办、批办、承办、对内催办、签注、立卷、归

档(或清退、销毁)；发文包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印

(签署)、登记、发出、对外催办、立卷、归档(或销毁)。各工作环节

相对独立存在，各具特定内容和功能，相互衔接并排列有序，均须遵

循一定的工作制度，不得随意处理，具有规范性。

即单位综合办公部门为领导人批办文件所做的各项准备工作。包

括：①在文件处理单上书写对收文办理的方案和建议，并签署拟办人

姓名和日期；②对内容复杂的文件予以摘要；③查询并附录文件中涉

及的有关指示或规定，为领导人批办提供依据；④查询前案处理过的

有关文件，供领导人参考，使批办前后衔接具有连续性；⑤对需要批

办的文件分清主次缓急，依次报批，以增强批办的计划性；⑥对收文

中有关数据和重要情节进行初步鉴别。

是收文处理中具有决策性的程序，即由单位领导人对需要办理的

重要文件，在文件处理单上批示执行、办理的原则和方法,并签署姓

名和日期,以指导承办者对该文件的办理。批办的意见要明确、具体，

便于承办者理解和执行。对需要贯彻执行的上级组织来文,要批示组

织实施的具体方案;对需要具体办理的来文,要批示办理的要求与承办

时限及承办人选；对只需阅知的来文，要批示传阅或传达的时限和范

围;对需要回复的来文,要指定撰搞人和批示回复的要点；对需要两个

或两个以上单位会同办理的文件，要指定主办单位和提出承办要求。

分对内和对外两种。对内催办是根据领导人对收文批办的意见，

对本单位文书处理工作进行督促检查；对外催办是向发文的接收单位

催询办理和答复。要求和方式：①建立健全催办制度，一般文件责成

文书人员催办，重要文件由领导人亲自催办；②拟制文件催办单(或

卡)，对需催办的文件逐件登记，随时记录催办情况,定期汇总,向领导

人报告；③一般文件发催询单、便函或登门催办，重要文件可责成专

人调查，使催办与查处结合起来。

是对发文稿进行检查控制的第一程序，由综合办公部门对发文稿

进行审核与修正。从以下方面进行：①严格控制发文数量，检查是否

需要行文或是否应以机关或组织的名义行文，防止滥发文件；②严格

控制发文方向，即审核发文的接收单位是否准确，防止多头主送、越

级主送或滥抄滥送文件；③对于领导指导性的下行文件，审核是否具

有合法性与可行性，防止违反上级机关的政策、规定或不切实际；④

对于呈请性上行文件，审核其真实性，防止虚报或夸大事实；⑤审核

文稿的文字表述是否准确、简明、易懂,为人们易于理解与执行;⑥审

核发文稿格式与字迹材料是否符合国家标准与有关规定。

是对发文稿进行最后审定的具有决策性的程序。即单位领导人对

发文稿核准发出并签署姓名和日期。签发要求：①根据文件性质分层

签发，以单位名义制发的重要的或涉及面广的文件由正职或主持日常

工作的副职领导人签发；有的文件可由秘书长或办公厅(室)主任根据

授权签发；以部门名义制发的业务性文件可由部门领导人签发。②单

位制发的重要文件均应经过综合部门审核修正后再予签发。签发赋于

发文以法定效力，使其成为定稿，并可据其印制文件正本。

（一）内容和要求

内容要求

1.发文、收文、文件管理、立卷归档1.必须及时准备、确保质量、实事求

2.文件的收发、登记和分