浦东新区新冠肺炎疫情防控工作声像类文件材料收集和档案整理移交规范【模板】.pdfVIP

浦东新区新冠肺炎疫情防控工作

声像类文件材料收集和档案整理移交规范

1.范围

本规范规定了新冠肺炎疫情防控工作有关声像档案收

集和整理移交工作要求。

本规范适用于新冠肺炎疫情防控工作领导小组办公

室、各工作组、成员单位及其他单位在疫情防控工作中形

成的声像档案的收集、整理和移交。

2.整理依据

《浦东新区声像档案管理办法》（浦档[2014]34号）

《浦东新区声像档案归档要求和整理操作规范》

3.声像档案

本规范所称声像档案特指音像电子档案，是指新冠肺

炎疫情防控工作领导小组办公室、各工作组、成员单位及

其他单位在疫情防控期间，在疫情防控工作中形成的具有

归档保存和长远查考利用价值的数码照片、录音和视频。

4.收集范围

数码照片、录音和视频档案的收集范围参照《上海市

新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围和档案保管期限

表》（文号）

5.质量要求

5.1声像档案应客观、真实、完整、全面地记录新冠肺

炎疫情防控期间重要会议、重要活动、各项防疫工作情

况，主题明确、画面完整、音像清晰；

5.2数码照片是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图

像资料，未经裁剪、修饰。对反映同一活动的若干张数码

照片，应选择其中具有代表性和典型性的能反映活动整个

过程的一组照片进行归档，反映同一场景的若干张数码照

片只归档一张；

5.3以活动中直接形成的数码录音、数码视频为素材，

遵循活动时序与客观事实编辑制作的电子文件也应收集归

档；

5.4数码照片为JPEG、TIFF格式，照片像素不低于

3M，数码录音为WAV、MP3格式，数码视频为MPEG、

AVI格式；

5.5新闻宣传报道文件电子版一并归档。

6.鉴定

声像档案保管期限划分参照《上海市新冠肺炎疫情防

控工作文件材料归档范围和档案保管期限表》，保管期限

为永久、30年的归档文件材料，其音像档案保管期限定为

永久。

7.整理

7.1数码照片

7.1.1数码照片以张或组为单位进行整理、归档。单张

照片归档的，一张照片建一个文件夹，编写照片说明，照

片题名即为该照片文件夹在音像档案目录中的题名。反映

同一会议、工作、活动的若干张照片，组成一个照片组进

行归档，一个照片组建一个文件夹，拟写照片组题名，编

写照片组说明，照片组题名即为照片组在音像档案目录中

的题名。

7.1.2单张归档照片和照片组中每一张照片都必须拟写

照片说明，说明一般应揭示照片反映的事由、时间、地

点、人物等要素。

7.1.3照片组说明：每个照片组文件夹内应编写文字说

明，说明包括照片形成年度、组题名、组内照片反映的主

要内容、张数、拍摄单位或拍摄人。

7.1.4张号：同一照片组内，照片按形成时间顺序或重

要程度从“1”开始编号。

7.1.5以照片档案文件夹作为《声像档案目录》中档号

编制基本单位，文件夹按重要性或时间顺序进行排列，编

制《声像档案目录》，目录内各文件夹的档号按排列顺序

从1开始编流水号。

将文件夹按《声像档案目录》中排列顺序，依次刻录

在光盘或硬盘内。

7.2数码录音及数码视频

7.2.1数码录音、数码视频文件以自然件为单位整理，

以一个文件或多个文件建立一个文件夹；

7.2.2文件夹内文件按形成时间顺序或重要程度从“1”开

始编流水号；

7.2.3有宣传报道材料的，用报道标题命名后存入文件

夹；

7.2.4数码录音、视频说明每个文件夹内应编写文字

说明，说明包括题名（反映数码录音、视频的主要内容，

时间、地点、人物、事由、背景，重要人物的姓名、单

位、职务），摄录时间，持续时长。

7.2.5数码录音、数码视频档案按重要性或时间顺序进

行编目，数码录音、数码视频档案分开编目，分别编制

《声像档案目录》（附件4-1）。

7.2.6声像档案纸质目录一式三套，电子目录刻录光

盘。

8.移交

8.1各单位应在疫情防控有关会议、活动、工作结束后

“随办随收”相关声像档案，列入此次疫情防控档案进馆范围

的单位应在疫情防控结束后