备用金审核报账管理办法.docxVIP

备用金审核报账管理办法

一、目的

为了规范公司备用金的使用和管理，提高资金使用效率，确保公司资金安全，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司各部门及员工的备用金管理。

三、备用金的申请与审批

1.备用金申请

员工因工作需要申请备用金时，应填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用时间等信息。

申请表需经部门负责人审核签字后，提交财务部门审批。

2.审批流程

部门负责人应严格审核备用金申请的合理性和必要性，确保备用金用于公司正常业务支出。

财务部门根据公司资金状况和备用金管理制度，对申请进行审批。审批通过后，通知申请人办理备用金领取手续。

四、备用金的使用与管理

1.备用金使用范围

备用金主要用于公司日常小额零星支出，如差旅费、业务招待费、办公用品采购等。

严禁将备用金用于个人消费或与公司业务无关的支出。

2.备用金保管

领取备用金的员工应妥善保管备用金，不得随意转借他人或挪作他用。

如备用金丢失或被盗，应及时向公司报告，并配合财务部门进行调查处理。

3.备用金使用记录

员工在使用备用金时，应及时记录使用情况，包括支出日期、用途、金额等信息。

每月末，员工应将备用金使用记录提交部门负责人审核签字后，报送财务部门备案。

五、备用金的报销与清算

1.报销时间

员工应在备用金使用完毕后及时办理报销手续，原则上不得超过一个月。

如因特殊情况无法及时报销，应向财务部门说明原因，并申请延期报销。

2.报销流程

员工填写《费用报销单》，附上相关发票、收据等凭证，经部门负责人审核签字后，提交财务部门审核报销。

财务部门对报销凭证的真实性、合法性、合规性进行审核，审核通过后予以报销，并冲减备用金余额。

3.备用金清算

员工离职或工作岗位调整时，应及时办理备用金清算手续。

财务部门对员工的备用金使用情况进行清算，如有未报销的费用，应要求员工在规定时间内报销完毕。清算完毕后，收回剩余备用金。

六、监督与检查

1.财务部门应定期对备用金的使用和管理情况进行监督检查，发现问题及时纠正。

2.审计部门应不定期对备用金进行审计，确保备用金的使用符合公司规定。

3.对违反备用金管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。

七、附则

1.本办法由财务部门负责解释和修订。

2.本办法自发布之日起施行。