置地会管理作业指引.doc

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置地会管理作业指引

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批准

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修订记录

日期

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修改内容

修改人

审核人

批准人

流程目的

规划置地会管理，保证置地会各项活动的有序开展，提高业主满意度。

适用范围

所有沈阳某某公司开发项目的置地会会员及活动管理。

术语/定义

无。

职责规划

营销管理部——营销管理小组

编制置地会章程，制定《置地会会员手册》及《会员通讯》（范本）等；

统一保存、更新、维护公司置地会会员通讯资料及相关信息；

主责置地会相关活动的策划、组织与实施；

营销管理部——项目营销小组

项目销售过程中，负责为签约客户办理置地会入会手续；

项目销售过程中，定期整理入会会员信息，及时报送营销管理小组；

配合置地会相关活动的开展；

客户关系部

配合营销管理部编制置地会章程；

配合置地会相关活动的组织、协调及会员联系、通知等服务；

及时将所收集到的业主资料、联系方式更换情况报送营销管理小组，以及时更新会员通讯资料；

总经办

若在公司网站建立置地会会员论坛，则总经办IT工程师配合营销管理部进行网上论坛维护；

物业公司

按需要配合置地会相关活动的开展，提供服务；

物业服务过程中，如果收集到业主资料、联系方式更换情况，应及时报送营销管理小组，以及时更新会员通讯资料；

财务部

审核置地会相关活动费用使用情况。

关键活动描述

置地会会员管理

营销管理小组主责编制置地会章程，制定《置地会会员手册》及《会员通讯》（范本及填写要求）等文件；客户关系部配合编制《置地会章程》。

在项目销售过程中，项目营销小组现场销售人员为客户办理认筹时，负责为客户办理会员入会手续，引导客户填写入会资料，保证客户填写的联系方式等资料有效、完整，并定期、及时将会员信息报送营销管理小组；

项目销售完毕后，由营销管理小组统一负责会员通讯录的维护和及时更新。

产品交付后，如果客户关系部、物业公司收集到业主资料、联系方式更换情况，应及时报送营销管理小组，以及时更新会员通讯资料；

置地会活动组织过程中，如有必要，客户关系部、物业公司可协助营销管理小组联系会员/业主，发送置地会活动通知等；

若在公司网站建立置地会会员论坛，则总经办IT工程师配合营销管理部进行网上论坛维护。

外协单位洽谈要求四要素

折扣

通过洽谈优质外协合作伙伴，最好能够为业主取得更大的折扣力度。

增值服务

在取得一定的折扣前提下，能够争取更多的增值服务；

在不能取得折扣的前提下，能争取一些增值服务。

信息

在不能取得折扣、增值服务的前提下，能够争取得到一些内部、前沿信息资料。

活动

在前三项信息均不能得到满足的情况下，能为业主争取一些参加活动的门票或参与活动的机会。

选择外协单位签约工作流程

由部门助理收集外协单位名单，或由公司相关部门提供现有的合作伙伴，经营销管理部负责人筛选后，由部门助理负责联系外协单位，按公司需要进行洽谈；

由部门助理与拟外协单位初步接触，宣传某某沈阳公司品牌，取得外协优惠及增值服务的条款，并初步签订本年度的合作协议；

合作协议签订后，提交营销管理小组经理审核，营销管理部负责人审批；

在前一年的基础上，筛选已签约的外协单位，选取优质合作伙伴签约。

组织文化活动工作流程

在优质外协合作伙伴中，在合适的机会举办专场专题活动，针对不同情况选择收费或不收费；

与外协单位洽谈中，如符合公司要求，由外协单位制作初步活动策划方案；

营销管理小组营销策划师在外协单位提供的活动策划方案的基础上按置地会的要求与外协单位洽谈、修改、包装、完善活动策划方案；

经修改后的方案报营销管理小组经理进行框架性的修改，报营销管理部负责人审批确认活动方案；

营销管理小组经理负责统筹安排、协调外协单位对场地布展，媒体宣传，部门拍照，签到簿制作，信封、宣传品的打印，短信、邀请函的寄发，参加活动会员积分记录；客户关系部及物业公司配合文化活动的组织、开展；

由部门助理负责活动现场签到、礼仪接待、物品收管（客户关系部、物业公司配合）；

活动结束后，由营销管理小组经理组织对本项活动进行总结，并视情况制作图文并茂的活动印刷品。

置地会文化活动管理制度

制度内容

营销管理小组负责对置地会文化活动进行总体协调、监督管理，并具体负责同商家的接洽；

客户关系部、物业公司及其他部门员工有责任配合置地会文化活动的顺利开展。

保安方面管理标准

确保参加活动人员无挤伤、踏伤；

无闲杂人员引起的骚乱；

确保活动现场无易燃、易爆物品；

安排足够数量的停车位。

工作流程

营销策划师根据商家的申请拟定配合置地会推广活动的总体计划。

置地会文化活动的举办过程

营销策划师在每次置地会文化活动开展前，拟定配合置地会活动的实施计划，并报营销管理小组经理审核、营销管理部负责人审批；

部门助理根据上级审批意见