运营会议管理作业指引.doc

第PAGE6页共NUMPAGES6页

运营会议管理作业指引

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

指引目的

为切实提高公司会议效率，规范公司会议管理流程，特制定本指引。

适用范围

适用于公司各类会议的组织管理。

术语/定义

管理会议：指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会等等。

专题会议：指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。

文化会议：指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。

职责规划

经办部门

会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门；

负责会议的召集、发起、倡议、组织工作；

负责会议纪要整理、下发、跟踪落实；

相关部门

根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议；

对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作；

分管领导/总经理

根据制度与流程参与会议、提供决策意见；

推动协调需要跨部门沟通或协调的事项；

关键活动描述

会议组织

会议准备：会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。

会议确认：经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。需要公司总经理、分管领导参会的，须提前与相关领导协调确认。

参会人员：参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。

会务安排：经办部门召开会议需按规定程序向行政部提出会务申请，由行政部统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响等，应在申请中详细注明，并及时与行政部确认。

资料准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。

会议时间：

会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确，以便于会议过程控制。临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送行政部会务管理人员。

除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前2个工作日发出，以便参会人进行充分准备。

会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。

会议用餐：会议进行至用餐时间，应当休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。

会议出勤原则

会议委托制：所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。

会议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出席并签到，迟到或早退者一次处罚50元。

会议过程控制管理

会议发起人应做到：

会议资料齐备

议题明确

会前对议题征询参会人员意见

会前沟通充分，便于上会形成决议

会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到：

主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒。

及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。

严格检查和执行会议纪律。

进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。

会议参会人应做到：

准时参会。

接到会议通知后，提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备，以缩短讨论时间。

会议发言应简单明瞭，紧密围绕主题，避免超时。

注意力集中，不从事任何与会议主题无关的事务。

遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。

会议记录人应做到：

清楚记录发言要点及结论，要求：

对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。

会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项，应在纪要中明确记录内容及报审领导。

会后48小时内应整理出会议纪要，上报参会最高领导审批。纪要签发后应下发参会人员、会议内容相关人员、行政部和总经办。

会议跟踪与反馈

任何会议均需形成纪要或视频音像资料，作为会议成果的记录文件，并注意保存和归档。会议纪要应保证最大范围地发送给相关联的公司及人员，并抄送行政部备案，以确保会议信息的有效沟通。

主办部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实。

会议室管理

预约登记。各部门如需使用会议室，需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室，并提前