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接待方案会议接待方案电子版
一.会前
1.与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4.确定方案,签订合同,预付定金。
二.会中
1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4.会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5.会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6.会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7.会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三.会后
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
接待方案会议接待方案电子版(二)
为确保各项会议接待工作的顺利进行,特制定会议方案如下:
一、会议主题:
待定
二、会议时间:
____年____月____日至____年____月____日
三、会议地点:
____酒店。
四、环境布置
(一)会场外区域布置
酒店外围环境:灯杆棋画面、LED屏宣传、灯箱画面、空飘。
(二)会场内主要区域布置
1、机场、火车站相关内容横幅、接机牌及鲜花。
2、下榻酒店(酒店大堂、入住房间、会议室、用餐餐厅)布置主题喷绘、水牌、导示牌、桌签、插花及横幅。
五、会议内容
第一板块会议
(一)会议时间:____年____月____日、____日、____日
(二)会议地点:待定(____人会议厅)
(三)会议内容:待定
(四)会议布置:1)课桌摆放:围桌式或者课桌式摆放
2)会议鲜花:讲台花、胸花、桌花
3)会议用品:白纸、签字笔、茶杯、纸巾
4)会场氛围:水牌制作、背景喷绘画面(____日、____日)无线麦若干、背景音乐、X展架
(五)会后合影:时间:在会议结束前,告知大家不要急于离场,按序下楼,在指定地点合影留念。
地点:凯宾斯基酒店外的阶梯上(阶梯取代椅子)
可以给领导安排座椅,座椅上有贴领导的名字,可以对号入座。
第二板块晚宴
(一)晚宴时间:____年____月____日晚(具体时间待定)
(二)晚宴地点:餐厅待定
(三)晚宴方式:围桌形式或者自助餐形式
(四)晚宴布置:室外:空飘(____个)(空飘内容:)、悬挂彩旗、灯笼若干、大型喷绘展板(酒店外及圆形大厅内)。
室内:舞台搭建、舞台背景喷绘画面、舞台装饰、冷焰安装、灯光音响、特效。
餐桌布置:餐桌桌花、台签(晚宴安排内容介绍)
第三板块会议接待
(一)工作内容
1、会议流程策划;
2、编撰、印刷会议接待手册;
3、机场、火车站等埠提供窗口接送机服务;
4、会议前期报名的接待、物品分发等;
6、协助酒店住宿、餐食服务等工作;
7、提供会议期间车辆的调配、服务工作;
8、提供机(车)票的订购服务工作;
9、提供专业接待人员服务工作;
10、根据需要,提供其他公务活动服务工作;
11、提供物流、土特产品代购等其他服务工作;
(二)组织机构及职责
1、综合协调组工作职责:
(1)负责总体接待方案的制定等文件编制工作;
(2)负责与会代表团信息收集、整理等对外联系工作;
(3)负责与组委会内部的全面对接工作;
(4)负责落实省市、组委会领导的接机(车)安排;
(5)负责组织、牵头一切有关接待工作的参与人员沟通、协调工作;
(6)负责接待服务手册的编制工作;2、接待服务组
工作职责:
(1)负责嘉宾的接机工作,配有专业的大唐礼宾队员手捧鲜花接机。
(2)负责对外具体联系落实与会代表的初步行程、人数、往返时间、与会具体意向;
(3)负责为与会代表提供接待服务人员、住宿、餐饮、交通、内部会议组织、考察游览、物流等其他会议服务;
(4)根据嘉宾的实际情况,具体提供接送机、车站安排;酒店房间安排;参加会议活动的详尽日程安排;嘉宾的其他公务活动和三餐的具体安排;会议期间车辆的调配、机(车)票的订购;接待服务人员的组织领导;
(5)负责协助嘉宾入住酒店之前的登记。(在接到嘉宾后,将事先准备好的房间钥匙登记名称后,交给入住嘉宾,并送嘉宾进入房间,房间内布置鲜花、茶歇、会议流程等)
(6)负责会同综合协调组完成接待服务手册的编制
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