会务工作总结范文大全.pdfVIP

会务工作总结范文大全

本届迪加等离子烤火炉经销商座谈会已经完满结束了。作为迪加的一员，我是幸

运和幸福的，曾经和同在筹备战壕的兄弟姐妹们一起奋斗，一起喜悦，一起悲伤，最

终一起收获成功的战果。这样的经历丰满了我的生活，更加深了我对公司，对科技产

品无比情意。现在我需要回忆，需要拾撷起一个月前那些让我疯狂的点滴，作为会务

组的工作小结，以为今后迪加更好的发展。

2020年11月底公司安排我担任这次座谈会会务组的工作。这包括：会场确定、

会场布置和人员安排以及发送会议邀请函等琐碎工作（因为在确定会场的过程中经历

了一翻波折，我觉得有必要单列一项总结经验），下面分别总结。

一、会场确定

这里需要确定的是分会场、圆桌会议和展台展板区的位置。在11月初关于会场位

置，我们想到学校新建的会议中心。那里有很好的环境，如果会议和展台展板都放在

会议中心，可以集中管理，也便于参会人员学术交流，所以会议中心一直是我们首选

的会议场所，但是由于会议中心在开会前尚未完工，让我们不得不考虑学校的学术交

流中心和教学楼，经过几番周折，最终我们选择知津楼的3层的2个教室作为会场。

这样我们解决了集中管理服务以及环境的问题，但每层只有两个会场，展台展板区又

离有些会场较远，不便于交流，有失遗憾。

关于会场的确定上，此次会议最大的问题是确定会场的时间太晚。一直到11月中

旬我们才最终确定下来，那时距离开会只有一周左右。原因有三，其一是学校可供开

国际会议的场所很少，现有的会议中心尚未完工，而学术交流中心教室小，可利用率

低，只能进行开闭幕式，这让我们在学校选择开会场地非常有限。其二是会议中心在

会议筹备前期给予完工承诺，以便我们顺利开会，但是之后一再拖沓工作进程，让我

们处于被动等待状态。其三是学校涉入会议事务较晚，学校各职能部门筹备运作较慢，

会场一直存在着不确定性。但庆幸的是，最终校领导给我们提供逸夫楼的空闲场地，

使得会议正常进行并最后圆满结束。

二、会场布置

主要包括分会场、圆桌会议、展台展板区的布置。展台和展板是由组委会后勤组

的蔡德龙同学负责，他联系的会展公司专业布置展台展板区，这为我们省了很大精力，

我们的重点放在分会场和圆桌会议的布置上。由于我们使用的逸夫楼的几间房间，只

有一间是专门的会议室，其他的皆为教室，有的甚至没有讲台、桌椅、投影仪等设备，

会场的布置责任重大。经过季老师、我和管理圆桌会议的马超同学商量，我们从会展

公司租用了300把椅子、2个幕布，并从几个职能部门处借了3台投影仪，最终在我

们和志愿者们的共同努力下，教室和空屋变成国际会议的会场。

在会场布置上，我自认为是相当成功的。我们分了两个步骤进行布置，先是根据

每个房间的大小和现有设备，确定其缺少的设备和功能（即开什么主题的会议），最

后将租借的设备安装、

测试，布置会场。在这个过程中，最大的困难是圆桌会议的布置，因为开设网络

会议，需要参会人员都参与讨论，传统的课桌式会场安排是不便于这样开会的，在短

时间内又不能借用别的场地的圆桌，最终我们将课桌摆成圆桌式，再加上音响、视频

等设备的配用，我们的圆桌会议会场就变得专业而经济。

三、人员安排

这次会议在校内学生中共选拔了90名优秀的志愿者，协助工作人员进行会议服务，

其中会场安排、海报管理和宣传布置3个组分给我们会务组。从11月20日开幕式到

11月28日的闭幕式，这28名志愿者一直和我们站在为迪加义务服务的岗位上，守时

认真地工作，也正是他们勤奋积极诚恳的态度让我在会议期间充满激情和力量坚持工

作。

会议按时间分成开幕式、分会议和圆桌会议、闭幕式三个部分，这三个组的分工

也因此有所不同。开幕式上，大部分人员被安排为重要的嘉宾陪同引领，其他人员负

责参会人员的引导和会场秩序。闭幕式上，他们主要负责晚会环节的音响、灯光等设

备的管理以及会场服务。分会议和圆桌会议期间，海报管理组一直是负责海报的粘贴

和维护，宣传布置组除了在会议筹备期，负责学校海报和指示牌的粘贴以外，在会议

中和会场安排组管理分会场（圆桌会议由于其技术和专业的特殊性，由相关的工作人

员管理和服务，志愿者并不参与其中）、网吧以及试片台等。除海报管理组的其他24

名志愿者，分别安排在4个分会场、网吧、试片台、学术交流中心大厅咨询台。关于

会议期间的人员工作上，有几点需要总结。

第一、试片台的作用发挥。

它的设置是集中收集和整理报告，便于次日可以高效进行学术演