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Xxx公司
文档序号：XXGS-AQSC-001
文档编号：AQSC-20XX-001
XXX（单位）公司
订单状态跟踪管理制度
编制科室：知丁
日期：年月日
Xxx公司
订单状态跟踪管理制度
第1章总则
第1条目的
为了以下目的，特制定本制度。
1.促进采购合同或订单的正常执行。
2.满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生
产经营活动正常进行。
第2条适用范围
本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单的全
过程工作。
第3条职责分工
采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数
量及交期等进行订单跟踪工作。
第4条采购订单跟踪的基本要求
1.适当的交货时间。
2.适当的交货质量。
3.适当的交货地点。
4.适当的交货数量及适当的交货价格。
第2章订单跟踪管理程序
第5条跟踪订单接受情况
向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接
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受订单的情况。
1.在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单，
所以采购专员应要求供应商在接受订单后及时向企业提供
接受回执。
2.在供应商难以十分符合本企业的采购要求时，采购专
员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求
的基础上，与供应商进行充分沟通，达成共识。
3.若供应商拒单，采购专员可以另选其他供应商。采购
专员应注意及时将与供应商签订的订单进行存单，以备
查。
第6条跟踪订单处理情况
1.采购专员审核订单无误后将订单发给供应商，并要求
供应商签字回传。订单审核的要求包括以下三点。
(1)熟悉订购的物资，确认名称、规格型号、数量、价
格，确认质量标准。
(2)确认物资需求量，制定订单说明书。
(3)交期等要求表达清楚。
2.供应商接受订单后，采购专员应及时跟踪供应商的订
单处理情况，查看并确定供应商是否及时根据订单安排生
产或安排出货。
第7条供应商备料过程监控
1.采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过
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程，确保其按计划执行相关工作。
2.采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途
变更的应立即解决，不可延误时间。
第8条供应商生产过程跟踪
订单物资需求紧急或需求减少时，采购专员应加强对
供应商生产过程的跟踪工作。
1.当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协
商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时
交付。
2.当物资滞销，市场对订单物资需求减少时，采购专员
需尽快与供应商沟通，减少物资产量，或者与供应商协商
是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。
第9条采购跟单催货
1.跟单催货是一种为了使供应商在规定的时间内送达物
资而采取的措施。跟单催货可以保证采购物资在规定时间
内供应，还能够有效控制库存量。
2.采购专员在跟单催货作业时，可采用以下六种方法，
如下表所示。
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订单催促方法一览表
跟催方法具体说明
订单跟催联单法◆将订单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催
统计法◆将订单统计成报表，提前一定时间进行跟催
定期跟催◆于每周固定时间将要跟催的订单整理好，打印成报表，统一进行
定期跟催
运用“物资跟催表”◆通过“物资跟催表”可掌握供料状况，明确跟催对象，确保进料
运用物资跟催箱◆在采购部办公室内设置1个物
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