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最全会务流程指南

会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和

失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、

明了、高效。

一、谋划会前准备

会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会

议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

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（一）制订方案

会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、

时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等

内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经

相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召

开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。

（二）明确任务

在会议筹备阶段，主要有以下任务：

1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主

要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和

电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是

时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后

天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌

号，如：××办公楼六楼第三会议室。

2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书面及内

网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通

知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。

二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，

要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电

子邮件发送，要采取保留回执发送方式。采用短信、微信方式发

送，应要求接收者及时回复。

3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对

请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，

并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

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4．协调出席领导。根据会议要求，以当面报告、电话、短

信、微信等多种方式，提请领导出席会议。着重向领导提醒会议

时间、地点、主要参加（部门）人员及议程等。在会前约1小时

再以适当方式提醒领导会议时间。

5．预订会议室。会议时间确定之后，要立即与后勤、物业

等会议室管理服务部门联系，预订会议室，并请物业服务人员协

助做好保洁、桌椅摆放等先期准备工作。若有外单位人员参加，

要提前制作好引导牌。

6．编印会议须知。对于全省业务工作会议、全行干部职工

大会、年中工作会等较大型会议要编印会议须知，须知编排要用

词准确、表达清晰、周到简洁。主要内容包括：会议纪律要求、

日程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安

排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。

7．制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席

证、出入证、工作证、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合

会议主题和内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、

方便管理、利于安全。

8．会场布置。主要指主席台及附属设施的布置。总体要求

是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。一是合理

布置主席台。主席台是会场的重点和中心，集中体现了整个会议

的格调和氛围，是会场布置的重点。要综合考虑会议性质、台上

就座人数、方便领导出入以及主席台大小等多方面因素。二是附

属设施调试。主要有音响、灯光、投影设备。根据会议需要安排

适量话筒并在合适位置摆放，逐一提前试音，确保每只话筒都能

正常使用。需要播放乐曲的要提前试播一次，最好进行备份，确

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保万无一失。检查会场内照明灯具有无损坏，如有损坏，需要提

前修理更换；要提前准备好摄像、话筒电源。有投影演示时要提

前预演一次，并视需要及时调节灯光。

9.制作、摆放桌签。根据最终确定的参会人员名单，制作桌

签；要认真核对全场桌签，防止遗漏、重复和出现错别字。依据

文明礼仪手册等规范合理安排与会人员会场座次。桌签摆放完成

后要及时制作会场座位图，打印后放置会场方便查阅。

10．组织调度会议用车。视会议需要借用或租用车辆，并安

排专人负责车辆调度，对乘车人员进行统计、清点，防止迟到、

遗漏，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。