档案归档管理系统方案设计.pdf

实用文档档

案

归

档

管

理

方

案

--数据应用部

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一、背景

作为一个大数据公司，在科技飞速发展的今天，数据应用广泛。

数据累积的不易，让公司领导层意识到数据的珍贵。上到公司公有数

据，下到部门私有数据，都是一个公司的安身立命之本。将数据完整

累积，完整保存下来，也是公司现在的当务之急。要坚持把档案归档

作为部门每个员工的责任，立足抓早抓小抓快抓好，谋长远之策、行

固本之举、建久安之势、成长治之业。

二、目的

加强档案管理，规范部门档案的收集、归档程序和方法，确保部

门档案的完整性、准确性和系统性。提供符合部门需求和保证管理体

系有效运行的证据。结合本部门实际情况，特制定本细则，可以制度

化、规范化、科学化的管理档案。

三、适用范围

整个部门工作中形成的各种材料，包括：部门及员工从事业务、

经营、部门管理方案、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值

的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣

誉实物、证件等。

四、归档要求

1、地址要求

（1）电子类档案存放地址：部门百度云账号；

（2）非电子类档案存放地址：仓库或是档案室。

2、档案要求

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（1）应归档的材料，必须齐全完整、准确、真实；

（2）电子类档案必须有详细的事由、时间、地点、主要人物；

（3）非电子类档案必须原件归档，且重要的资料，常备两份，

一份用于保存，另一份便于借阅。

3、时间要求

（1）对于当天能完成工作且产生有价值的档案资料，及时进行

归档保存；电子类档案资料，做到随办随归。

（2）对于周期长的工作，若是电子档案，应及时上传部门百度

云。若是非电子文档，则先有个人保存好，待工作结束后，及时放到

仓库或是档案室进行保存；

（3）根据档案资料的保存价值，归档的期限可以分为：永久、

长期、短期。

4、质量要求

（1）每年归档率要达到：100%，凡是要求归档的文件、资料必

须归档，不得遗失。如有丢失，要追究有关人员责任；

（2）归档物品要分类清晰、摆放整齐、美观、便于查找。

5、保管要求

（1）非电子类档案归档的仓库或是档案室必须坚固、安全，库

内清洁、通风，应有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠“七

防”措施；

（2）对于长时间保存容易破损的档案资料，派专人定期观察。

如果出现破损，应及时进行修补、复制或其他技术处理；

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（3）根据保管的资料的价值，划分保管期限，做到准确无误。

定期销毁，且必须经过部门领导的审查，填写销毁单。

6、职责要求

（1）管理层

1）负责部门档案归档制度落地且有力执行，监督执行情况；

2）负责档案资料的鉴定（保存价值）；

3）负责档案借阅、销毁的单表审批。

（2）员工

这里分为普通部门内员工和档案归档管理专职人员

1）普通员工：负责部门内档案资料的收集、整理；

2）专职人员：负责部门内档案资料的分类、统计、标识、贮

存、保管、质量、利用、归档。

五、归档程序

1、档案资料收集

由部门内所有人员对部门日常工作中和长期工租中形成的档案

资料进行收集。

2、档案资料整理

将收集上来的档案资料，进行整理、分类。相类似的档案资料汇

集一处，便于后期工作处理。

3、档案资料鉴定

将整理、分类好的档案资料交由领导过目，鉴定其是否有归档保

存的资格，且还要在有资格归档保存的档案资料中确定归档期限。

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4、档案资料统计