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文件编号
文件控制程序
版次：A/0
页码：1/6
项次修订日期页次版次修订人审核人
项次修订日期页次版次
修订人审核人批准人
修订说明
文
文件编号
文件控制程序
版次：A/0
页码：2/6
流程
权责单位
相关记录/附件
文件编写
相关部门
NG
审核
管理者代表/部门主管
NG
批准
OK
总经理/管理者代表
文件登录
行政部
受控文件一览表
分发
文件修改
建档保存
文件回收
销毁
行政部
相关部门
行政部
行政部
相关部门/行政部
文件发放与回收记录表体系记录一览表
文件修改/废止申请单
文件发放与回收记录表
文件修改/废止申请单
文件编号
文件控制程序
版次：A/0页码：3/6
1、目的
为使本公司质量管理体系内所使用的文件和资料能及时、正确地流通到相关部门，并避免逾期失效的文件使用，保证各有关场所使用文件的有效性。
2、合用范围
合用于所有质量管理体系有关的文件与资料的控制。
3、职责
3.1行政部：负责公司所有质量管理体系文件(含外来文件)原始档案、电子文档的管理，负责体系文件(含外来文件)的发放和回收；
3.2各部门：负责自己部门所需文件的提出、负责各自部门作业文件、表格初稿的的编写；负责各自使用文件保管；负责各自记录的填写、采集，负责文件修改的申请。
4、定义无
5、工作程序
5.1作业流程见2/5页.
5.2文件和资料的分类及编号。
5.2.1文件的资料分为如下几类：
a)第一层文件：质量手册：阐明本公司质量管理体系如何满足ISO标准要求。
b)第二层文件：程叙文件：规定完成某项活动的途径(何人、何时、在什么地方、做什么
事)
事)
c)第三层文件：相关文件/作业指导书、规章制度等：说明如何做。
d)第四层文件：记录表格：用以采集、传递资讯、控制作业流程或者证明过程已符合要求。
e)外部文件：凡与质量管理体系或者产品有关的国际/国家/行业标准、法律法规、设备操作说明书等。
5.2.2文件和资料编号：
a)第一层文件编号：MC-QM-□□
顺序号
质量手册代号
公司代号
b)第二层文件编号：MC-QP-□□
顺序号
程叙文件代号
公司代号
文件编号
文件控制程序
版次：A/0页码：4/6
c)第三层文件编号：WI-□□-□□
顺序号
部门代号(部门拼音缩写前2位)
作业文件代号
d)第四层文件编号：FR-□□-□□
顺序号
部门代号(部门拼音缩写前2位)
质量记录代号
(管理层－GL、行政部-XZ、生产部-SC、资材部-ZC、业务部—YW，品质部-PG，工程部-GC)
e)外来文件编号:如该文件本身有编号则采用本身编号、版本,如该文件没有编号必须采
用下列方法编号：
WL-□□-□□
顺序号
来源代号(相关方拼音缩写前2位)
公司外来文件代号
5.3文件分为受控文件和非受控文件，受控文件的目录由行政部提出，管理者代表批准,受控文件分发时加盖“受控文件”印章，非受控文件不盖“受控文件”印章。
5.4文件的编写:
4.4.1第一层文件和第二层文件由管理者代表组织各部门编写。
4.4.2第三层文件由各相关部门组织编写。
4.4.3第四层文件表单由各相关部门根据第二、三层文件需要提出。
4.4.4文件的编制要有依据，体现实用、规范、正确、有效性原则。
5.5文件的审核：
5.5.1第一层文件和第二层文件由管理者代表审核
5.5.2第三层文件由各部门主管审核
5.5.3第四层文件连同二、三级文件一起审核
5.6文件的批准
5.6.1第一层、第二层文件由总经理批准；第三层文件由管理者代表批准。
5.6.2第四层文件连同二、三层文件一起批准。
5.7文件的登录和建档
5.7.1文件批准后。由行政部负责将文件登录于《受控文件一览表》,并将原始文件建立档
案,予以妥善保存.
文件编号
文件控制程序
版次：A/0页码：5/6
5.8文件的发放
5.8.1受控文件的发放范围(兼职时只发一份文件)：
第一层文件、第二层文件：总经理、管理者代表、质量管理体系组织架构图中相关部门；第三层文件、第四层文件：相关使用部门。
5.8.2文件的分发号：文件发放到各使用人时应有一个相应的分发序号,表明文件的使用归属。普通分发号用流水号，例：01，02，03等,各部门分发号为：管理层：01，工程部：02，行政部:03，业务部：04，资材部：05，生产部：06，品质部：07。
5.8.3受控文件由行政部统一复印所需的份数后，第一层、第二层文件在文件封面及文件每页显着位置加盖红
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