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秘书职能范畴

教学目的：

1、熟悉秘书的职能范畴包含什么事项

2、准确把握秘书各项职能的要紧内容与工作要领

教学重点：

1、掌握秘书撰拟文稿的各项要领

2、熟悉秘书办会的要紧内容

3、熟悉秘书参谋辅助的要紧内容

4、秘书授权理事应注意的方面

教学难点：

1、秘书撰拟文稿的要领

2、秘书如何在上司面前表现自己的才华

课时安排：节

秘书是为领导服务的，其工作职能务必围绕着领导工作的需要展开。概括地说，在领导

履行职责、行使职权所需要的辅助与服务领域内，都属于秘书工作的职能范畴。通常而言，

秘书职能可分为办公事务辅助、参谋智能辅助与管理协调辅助三个方面。三个方面既有内容

上的区别又是相互渗透，其共同目的都是为领导工作有效与有序提供辅助与服务，以促进领

导工作效率的提高。

第一节办公事务辅助

办公事务辅助要紧包含办文、办事、办会与办公环境管理等。

一、办文

办文在秘书工作中要紧指文稿撰拟、运行、整理及保管利用，是秘书工作极为重要的

业务内容。它要紧包含文稿撰拟、文书运行、文书整理、文献材料的保管与利用等四项内容。

（一）文稿撰拟

1、明确自己代笔者的地位；2、准确使用规范的文种；3、要选用准确而不含混、庄重

而不易产生歧义的语言表达；4、要反复进行认真修改；5、根据要可靠；6、要有精益求精

认真负责的态度。

（二）文书运行

文书运行包含收文与发文两个程序化过程。

收文要紧环节：签收-登记-分办-传阅-拟办-批办-承办-催办-注办等

发文要紧环节：交拟-拟稿-审稿-签发-复核-缮印-校对-用印-登记-封发

安排公文运行程序，都务必注意下列方面：

1、程序的有序衔接性

2、主辅协同性

3、运作规范性

4、文书运行中智能辅助的渗透性

5、文书运行的反馈性

（三）文书整理

要紧包含文书立卷与案卷归档。

文书立卷是指奖已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，按其形成过程中

的联系、特征与一定规律律构成案卷。

注：全面内容在《文书学》中讲授。

（四）文献材料的保管与利用

秘书的文献资料工作与图书管理与档案管理有较大的差异，工作中务必注重下列几个方

面：一要注重针对性，二要注重前沿性，三要注重系统性，四要注重动态性，五要注重消化

应用性。

公文文种改错案例

1、背景材料：

白雪飘飘，天寒地冻，2000年11月寒阳市人民政府对下级机关或者所属单位，布

置工作任务，交待办法，要求办理执行，内容是切实作好防寒保暖准备工作。

秘书拟写的公文标题：《寒阳市人民政府关于切实作好防寒保暖工作的命令》

2、背景材料：

各区、县人民政府，市政府各委、办、局：

为进一步开展治理乱收费、乱发款与乱摊派（下列简称三乱）工作，市政府决定成立×

×市治理“三乱”工作领导小组，其成员名单如下：……

秘书拟写的公文标题：《合龙市人民政府关于成立××市治理“三乱”工作领导小组的

意见》

3、背景材料：

朝阳市卫生局向上级机关汇报本部门专项性工作，内容是加强食品卫生检查，防止过期

食品销售情况。

秘书拟写的公文标题：《朝阳市卫生局关于加强食品卫生检查、防止过期食品销售的情

况的函》

4、背景材料：

南海市工商局向市政府行文，提出由于行政经费紧张，影响正常办公，影响工作效率，

请求增拨办公经费300万元。

秘书拟写的公文标题：《南海市工商局关于增拨办公经费的会议纪要》

二、办会

（一）会务工作的原则与任务

六大原则：

1、质量高的工作会议

2、缓急轻重，安排好议程

3、会议通知不宜请人转捎口信

4、会场大小要与与会人数相习惯

5、会议服务工作都是为了保证会议的顺利进行

6、重点做好部门缺席或者人员的落实工作

（二）会前筹备

（1）确定会议议题，拟定会议方案（2）构成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、

生活、财务、保卫等（3）安排会议议程、日程与程序：议题先后、日程安排