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机械有限公司
文件类别：程序文件
责任者：管理代表
文件编号：QP-01、QP-19
版次：B
核准
制订
受控章
年月曰
年月曰
年月曰
机械有限公司文件管制程序
机械有限公司
文件管制程序
机械有限公司文件管制程序
机械有限公司
文件管制程序
部门
管理部
编号
QP-01
版本
B
页码
2/3
目的
为确立文件编写标准格式和各级审核作业规定及文件制作、修订、编号、收发和废止作业程序,
使本公司文件达成一致性、可追溯性、适宜性及便于管理，防止文件被误用；并确保外来文件得
到适当的管理与保存。
范围:
2.1适用于本公司质量手册、程序书、作业标准、表单等与质量体系有关的文件;
2.2外来单位所提供与质量相关法律法规、规范或规格的相关参考的外来文件;
定义:
3.1版次：文件首次发行为A版，每次更新版次依英文字母排列顺序编号。
3.2外来文件：指顾客提供的与有关的图纸，规格书与检验规范及外部标准、国标、法律法规等
来自公司外所得的文件。
职责:
4.1管理部负责质量管理体系文件的打印、发放、收回、归档等管理。
4.2各部门负责本部门的文件管理工作。
4.3各部门负责本部门相关质量管理体系文件的制/修订。
内容:
5.1文件控制作业流程图（附件1）。
5.2文件制、修订申请审查与核准:
申请审查、核准依下表（审核权限表）：
文件类别
制定
审查
核准
质量手册（QM）
管理部人员
管代
总经理
质量程序书（QP）
管理部人员
管代
总经理
作业标准（WI）
各个部门指定人员
部门主管
厂长
5.3文件编号及编号原则:
5.3.1质量手册及程序书编号原则:
QM/QP/WI
序水号文件类别
序水号
5.3.2.文件申请表经核准后，由管理部确认有无相同或相类似文件，若无则给予新的文件编号。
5.3.3外来文件的编号原则:
部门
管理部
编号
QP-01
版本:
B:
页码
P 2/3
a.外来文件有编号的，可以直接引用其编
a.外来文件有编号的，可以直接引用其编
号。
b.外来文件无编号的，则以E+序号（例如：E-01）
5.4外来文件:
541外来文件确认:
a.外来文件，由管理代表负责收集与产品形成过程有关的法律法规及相关文件， 收集方法可
以是向客户索取其销售国家或地区的法律法规， 以及客户特定要求；也可以公司自己购买
或在网络上下载制造国或地区的法律法规。经确认其具有参考及保存价值后交管理部，管
理部并给予文件编号，应登录于《外来文件一览表》中。有关部门负责定期更新。
b.外来文件发行须经部门主管以上核准，不执行的外来文件只借阅参考。
5.4.2外来文件的发行、接收、存放与保管、旧版或作废文件回收与公司文件的管理相同。
5.5文件架构:
文件以金字塔方式分为四层次:
第一层次第二层次第三层次记录活动状态和所达到的结果第四层次说明公司政策、方针、目标和质量体系范围。
第一层次
第二层次
第三层次
记录活动状态和所达到的结果
第四层次
说明公司政策、方针、目标和质量体系范围。
描述作业目的、范围与流程，并说明执行作业的适当的方法。
提供操作者作业指导、工作评定标准、产品评定标准。
6?附件:
附件1:文件控制作业流程图
附件2:文件发行/回收记录表
附件3：文件一览表
作业流程
部门
管理部
编号
QP-01
版本「
B「
页码
3/3
文件控制流程图
责任部门
相关说明
表单作业
相关部门
各部门发现现行文件不适用或需增加时，应通知文件责任者；
文件撰写、修改由责任部门或经协调指派适当人选撰写、修改。撰稿者得视需要与相关部门研究制、修订意见；
将修改内容用下划线进行识别；
文件格式依本文5.5进行编写。
权责人员
依审核权限表规定进行审查、核准。
管理部
在文件一览表中须记录文件名称、编号、版次等。
当文件改版后，文件一览表应及时更新
文件一览表
管理部
正式发行的文件由管理部盖受控章后，由管理部依据管代指定的发放范围将文件分发至经核准的部门和个人。接收部门在文件发行/回收记录表：签收栏上签收。
文件发行/回收记录表
管理部
管理部于分发修订后新文件的同时向部门文件管理员收回旧文件，并在“收回记录栏”上作记录。
文件发行/回收记录表
管理部
收回无效旧文件需保留时盖“作废”章，以免误用。
机械有限公司记录管理程序
机械有限公司
记录管理程序
机械有限公司
机械有限公司
部门
管理部
编号
QP-02
版本
B
页码
1/3
1.
目的:
规定各项质量记录制订、收集、保管、销毁等处理程序，以提供质量管理系统的有效运行证据。
2.适用范围:
2.
适用范围:
适用于质量管理体系运行中程序书、规划书、指导书等文件规定的表单与记录。
3.定义:4.职责:
3.
定义:
4.
职责:
4.1各部门负
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