酒店采购工作程序与流程.pdf

工作行为规范系列

酒店采购工作程序

（标准、完整、实用、可修改）

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编号：FS-QG-91038

酒店采购工作程序

Hotelpurchasingprocedures

说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可

循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。

酒店采购程序

*计划内采购程序(月度采购计划)

计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序

管理，将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着

台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下:

使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人

→总经理→采购部

1、各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度

采购计划，于每月20日报库房校核。

2、库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理

储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报(可参照中软

库存系统)。

3、成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资

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采购计划储备量设置是否合理。

4、财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物

资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步

分析合理性。

5、酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。

6、采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格供应

商的通知供应商送货，没有合格供应商的连同使用部门共同

调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。

*计划外采购程序

具体执行程序如下:

使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人

→总经理→采购部购买→收货

采购申请单采购申请单应一式四份(见附件一:《采购申请单》)

第一联、采购部存档

第二联、申请部门留存

第三联、财务全面把控

第四联、仓库部门使用

各流程负责人职责如下:

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1、申请部门负责人:应根据自身部门消耗与储备情况酌

量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数

量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。

2、库房主管:应仔细审核部门所填写的物品采购单，若

库房有存货或有替代品应及时通知使用部门让其领货。避免

浪费，然后签字确认。

3、采购部:对部门提供的采购单要迅速组织相关负责人

调研，价格与质量要经使用部门确认后上报。采购单上要明

确写明三家的报价及联系人、联系方式，然后部门经理签字

向上一级传递。

4、财务负责人:对采购部送来的采购单进一步分析，看

是否超出本年度采购预算，签字确认送至总经理审批。

5、总经理:对采购单有最终审批权。

6、采购部:根据最终审批下来的采购单组织购买。

7、库房部:库房部依据审批下来的采购单与使用部门、

采购部三方共同验收货物。对于供应商送交库房物品，库房

部应予详细核对，对不符合要求的物品。绝不允许收货。

*紧急采购程序

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原则上酒店不允许紧急采购，除非极为特殊的情况。但

紧急采购必须严格遵守相关制度与程序，具体程序如下:

1、紧急采购适用范围:重要接待、工程抢修、突发事件

等不可预见性事件或总经理认为紧急采购的物品。

2、有关紧急采购必须先通知财务负责人和总经理，若总

经理不在时须报知值班经理，并获得签字同意。

3、在采购部当班期间，紧急采购原则上交由采购部执行。

使用部门填写采购单(标注紧急采购事由)后交采购部。接到

紧急采购任务后，根据采购分工，由采购经理安排采购事宜。

(1)对于库存商品，有固定供应商送货