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问题一:为什么要归档?归档都能干什么?
我敢说这个问题,真正能理解“归档”这两个字的人并不多。归档,英文名Archive,实际上是一种广义的对数据
存储管理的一个统称。重点在于如何更加合理地保存和管理数据,方便随时查看和调阅。其核心思想是如何提高
数据的管理和使用效率问题。这里,我从以下几个方面谈谈归档的用途:
一、存储优化问题
根据我和大多数客户的接触,发现他们对归档的第一需求不是保存数据,而是对数据的优化管理。我相信,除非
邮件对于公司来说根本不重要,否则对任何网管来说都会面临如下这个shehuizhuyi初级阶段的矛盾:“人民
日益增长的物质和文化需求与落后的生产力之间的矛盾”。
对此,无外乎两种解决方案:1)增大存储,2)让用户保存PST。下面我来讲讲这两种方案存在的问题:
1)增加存储的问题
这里我来举一个典型客户的案例。这个客户是一个1000多人的企业,只用了一台Exchange2007。由于业务
需要,经常需要给许多人发大型设计图纸或者其他大附件。于是用户发现1GB的邮箱其实也存不了多少东西。
那些过去的邮件成了鸡肋,丢了怕以后有用,存着浪费空间。所以他们就天天吵着要IT增加邮箱Quota。而IT
人员也是有苦衷的,且不说预算问题,就算存储爱买多少可以买多少,也不能每年给一台Exchange服务器加
2TB的存储吧?这不是差不差钱的问题,是技术瓶颈问题。等每个人都用满2GB邮箱的时候,说不定大家又该
叫速度慢了。
其实客户考虑过备份的问题,将旧的邮件备份起来,然后从服务器上删掉不就行了吗?当然这个方案很快就被否
定。用户要那些邮件的时候怎么办?再找IT恢复回来?累死人
2)保存到本地PST的问题
相对于第一种方案,这种方案更受青睐一些:让用户全部下载到本地自己搞定就行了。这其实也是一种不得已而
为之的推卸责任的做法。我相信许多IT人员对PST一定已经颇有微词了。PST的原罪在于:
没有保护,容易丢失:PST一般保存在那个Documentandsetting/.../.../...中,而且还是隐藏文件夹,不说
是公司漂亮的小前台,就连我重装系统时也经常把地址本、收藏夹都备份了,唯独忘了那个该死的文件夹。从磁
带恢复?算了吧,服务器上哪有东西啊。
占用本地空间,速度越来越慢:有时候IT人员不得不干一些擦屁股的事情,比如给某个领导整理一下他那个已
经臃肿得不行的PST。搞个什么PST2008,PST2009之类的。眼睛和贼溜溜地盯着你,好像担心你小子什么
时候给他制造出什么艳照门出来呢
邮件保存和监管的问题:如果你的公司不是太看重邮件内容就算了。但如果邮件内容承载了太多业务上的东西,
那么邮件的保存就变得非常重要了。公司如此重要的数据就掌管在每个人手里,没法搜索,没法查找。你想删就
删,想拷就拷,这还得了?
其它另类的问题:我听过最另类的客户痛恨PST的理由是:他们公司经常有人不小心把工资单发给不该发的人,
结果发现泼出去的水,发出去的信。要是保存在服务器上还有得挽救的余地。
邮件归档方案的用途:
写到这里,你应该已经猜到了。邮件归档,就是你的第三种解决方案:一种既可以代替PST,又快要克服PST
弊端的解决方案。
一个好的邮件归档解决方案,可以解决一个最关键的问题:降低一线设备的存储需求,同时不影响用户的体验。
业界一般有两种解决方案:
1)邮件扩展,或者叫去除重复数据
邮件扩展的原理很简单,即使将整封邮件或者附件从Exchange服务器上移走,并替换成一个存根。这样当用户
通过Outlook打开被扩展邮件的时候,由于Form的作用,会自动从归档服务器上取回该邮件和附件。这就解
决了备份方案无法解决的问题。当然在这个功能上,每个厂家的实现方式是不一样的。有的产品是将整封邮件全
部拿走,有的产品只拿附件。两种方式各有利弊。前者扩展的效率更高,但用户无法预览邮件。后者只能扩展
80%左右的内容,但用户可以直接查看附件之外的所有内容而无须归档服务器支持。
2)另一种思路是已归档内容的自助访问
如果用户能够在别
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