邮件归档解决方案.pdf

问题一：为什么要归档？归档都能干什么？

我敢说这个问题，真正能理解“归档”这两个字的人并不多。归档，英文名Archive，实际上是一种广义的对数据

存储管理的一个统称。重点在于如何更加合理地保存和管理数据，方便随时查看和调阅。其核心思想是如何提高

数据的管理和使用效率问题。这里，我从以下几个方面谈谈归档的用途：

一、存储优化问题

根据我和大多数客户的接触，发现他们对归档的第一需求不是保存数据，而是对数据的优化管理。我相信，除非

邮件对于公司来说根本不重要，否则对任何网管来说都会面临如下这个shehuizhuyi初级阶段的矛盾：“人民

日益增长的物质和文化需求与落后的生产力之间的矛盾”。

对此，无外乎两种解决方案：1）增大存储，2）让用户保存PST。下面我来讲讲这两种方案存在的问题：

1）增加存储的问题

这里我来举一个典型客户的案例。这个客户是一个1000多人的企业，只用了一台Exchange2007。由于业务

需要，经常需要给许多人发大型设计图纸或者其他大附件。于是用户发现1GB的邮箱其实也存不了多少东西。

那些过去的邮件成了鸡肋，丢了怕以后有用，存着浪费空间。所以他们就天天吵着要IT增加邮箱Quota。而IT

人员也是有苦衷的，且不说预算问题，就算存储爱买多少可以买多少，也不能每年给一台Exchange服务器加

2TB的存储吧？这不是差不差钱的问题，是技术瓶颈问题。等每个人都用满2GB邮箱的时候，说不定大家又该

叫速度慢了。

其实客户考虑过备份的问题，将旧的邮件备份起来，然后从服务器上删掉不就行了吗？当然这个方案很快就被否

定。用户要那些邮件的时候怎么办？再找IT恢复回来？累死人

2）保存到本地PST的问题

相对于第一种方案，这种方案更受青睐一些：让用户全部下载到本地自己搞定就行了。这其实也是一种不得已而

为之的推卸责任的做法。我相信许多IT人员对PST一定已经颇有微词了。PST的原罪在于：

没有保护，容易丢失：PST一般保存在那个Documentandsetting/.../.../...中，而且还是隐藏文件夹，不说

是公司漂亮的小前台，就连我重装系统时也经常把地址本、收藏夹都备份了，唯独忘了那个该死的文件夹。从磁

带恢复？算了吧，服务器上哪有东西啊。

占用本地空间，速度越来越慢：有时候IT人员不得不干一些擦屁股的事情，比如给某个领导整理一下他那个已

经臃肿得不行的PST。搞个什么PST2008，PST2009之类的。眼睛和贼溜溜地盯着你，好像担心你小子什么

时候给他制造出什么艳照门出来呢

邮件保存和监管的问题：如果你的公司不是太看重邮件内容就算了。但如果邮件内容承载了太多业务上的东西，

那么邮件的保存就变得非常重要了。公司如此重要的数据就掌管在每个人手里，没法搜索，没法查找。你想删就

删，想拷就拷，这还得了？

其它另类的问题：我听过最另类的客户痛恨PST的理由是：他们公司经常有人不小心把工资单发给不该发的人，

结果发现泼出去的水，发出去的信。要是保存在服务器上还有得挽救的余地。

邮件归档方案的用途：

写到这里，你应该已经猜到了。邮件归档，就是你的第三种解决方案：一种既可以代替PST，又快要克服PST

弊端的解决方案。

一个好的邮件归档解决方案，可以解决一个最关键的问题：降低一线设备的存储需求，同时不影响用户的体验。

业界一般有两种解决方案：

1）邮件扩展，或者叫去除重复数据

邮件扩展的原理很简单，即使将整封邮件或者附件从Exchange服务器上移走，并替换成一个存根。这样当用户

通过Outlook打开被扩展邮件的时候，由于Form的作用，会自动从归档服务器上取回该邮件和附件。这就解

决了备份方案无法解决的问题。当然在这个功能上，每个厂家的实现方式是不一样的。有的产品是将整封邮件全

部拿走，有的产品只拿附件。两种方式各有利弊。前者扩展的效率更高，但用户无法预览邮件。后者只能扩展

80%左右的内容，但用户可以直接查看附件之外的所有内容而无须归档服务器支持。

2）另一种思路是已归档内容的自助访问

如果用户能够在别