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会议接待礼仪知识
会议进行期间,一般应支配专人在会场内外负责迎送、引导、
伴随与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族
人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行
重点照看。对于与会者的正值要求,应有求必应。
2、餐饮支配
进行较长时间的会议,一般会为与会者支配会间的工作餐。与
此同时,还应为与会者供应卫生可口的饮料。会上所供应的饮料,最
好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不
卫生、平安,又有可能阻碍对方。假如必要,还应为外来的与会者在
住宿、交通方面供应力所能及、符合规定的便利条件。
3、现场记录
凡重要的会议,均应进行现场记录,其详细方式有笔记、打印、
录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。负责手写笔
记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、商量
事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完好、精确、清楚。
会议接待最终会后服务
会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
组织活动会议结束后,有时还会支配一些活动。如联欢会、会
餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,
而且这位领导要有很强的组织力量才能胜任,同时其他接待人员要主
动协作,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动打算的顺当实
第1页
施。
送别依据状况支配好与会者的交通工具,使其开心、准时地踏
上归程。
清理睬议文件①依据保密原则,回收有关文件资料。②整理
睬议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
会议接待礼仪学问2
1、确定接待规格
会议规模是由主持单位领导确定。一般来说,企业内部的一般
工作性会议讲究效率,可以不拘形式。对于上级单位主持的会议,由
于邀请各企业的代表参与,所以接待工作要求比较规范。通常是由企
业的一位主要领导直接抓会议预备工作,成立一个会务组,特地讨论
布置会议接待接待的有关工作。
2、发放会议通知
会议通知必需写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时
间、地点、会议主题以及会议参与者、会务费、应带的材料、联系方
式等内容。通知后面要留意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参
与会议,预备参与会议的是否有其他要求等。
会议通知一般在会议前15至30天之内寄出,这样可以使对方
有充分的时间把会议回执寄回来。
会议接待人员分工确定
要确保会议的顺当进行,必需要对会议接待人员进行明确分工,
详细内容如下:
第2页
1、确定惟一的联络人
要确定惟一的联络人员,而且要自始至终由这个人来联系,千
万不要今日这个人负责联系,明天又换另外一个,这样会让接到通知
的人搞不清究竟是哪一个部门通知开会;
2、确定主席
要从会议召集者、参加会议的最高领导、与议题关系最为紧密
的人、现场掌握力量较强的人和各方面代表均能接受的人中选定合适
的会议主席。
3、确定会议记录者
好的会议记录者,除了具备倾听、互动、发表看法的力量,而
且还要具有良好的组织、综合、比较力量。在会议过程中,会议记录
者有义务适时关心与会者有系统地陈述看法及遵照议程进行商量。
会场布置礼仪规范
1、会场选择
选择会场,要依据参与会议的`人数和会议的内容来综合考虑。
最好是到达一下标准:
第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,
松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在
一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所
以,英国的首相丘吉尔曾说:“肯定不用太大的房间,而只要一个大
小正好的房间。”
其次:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可
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以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地
点定的离与会者住宅较近一些,免得与会者来回奔波。
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