公司文件材料归档范围和档案保管的期限规定.pdfVIP

公司文件材料

归档范围和档案保管的期限规定

第一章总则

第一条为便于公司各部门正确界定文件材料归档范围，准

确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映公司的主要职能

活动和经营管理情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，促

进企业依法经营和管理，结合公司档案工作实际，制定本规定。

第二条本规定所指的文件材料是指公司自筹建以来在经营、

管理、投资等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

第三条本规定适用于公司总部各部门。

第四条董事会办公室档案室（以下简称档案室）应负责对子

公司文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指

导和监督。

第二章文件材料归档范围

第五条文件材料归档范围是：

(一)反映本公司在经营、管理、投资等各项活动和基本历史

面貌的，对公司各项活动、社会发展和历史研究具有利用价值的

文件材料；

(二)本公司在各项活动中形成的具有凭证价值的文件材料；

(三)本公司需要贯彻执行的文件材料，非隶属关系单位发来

查考的文件材料；社会中介机构出具的与本公司有关的文件材料；

下属企业报送的重要文件材料；

(四)有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本

-1-

企业各项活动具有查考价值的文件材料。

第六条下列文件材料可不归档：

(一)有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本公司办

理的文件材料，任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料，供工

作参考的抄件等；

(二)本公司文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务

性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，

一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，

不需办理的一般性来信、来电记录，公司内部互相抄送的文件材

料，本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材

料，有关工作参考的文件材料；

(三)下级企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他

社会组织抄送不需本公司办理的文件材料；

第七条凡属公司归档范围的重要文件材料，必须按有关规

定向公司档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得私自存

放、据为己有或拒绝归档。

第三章文件材料具体内容及保管期限

第八条公司档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般

分为30年、10年。

第九条永久保管的公司管理类档案主要包括：

(一)本公司设立、合并、分立、改制、上市、解散、破产或

其他因涉及公司主体变动而形成的文件材料，本公司董事会、股

东会、经营班子会、监事会的构成、变更、召开会议、履行职责

和维护权益等有关文件材料；

-2-

(二)本公司资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和

产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护等凭证性文件

材料，对外投资文件材料；本公司资本金核算、确认、划转、变

更等文件材料，公司融资文件材料；

(三)本公司关于重要问题向有关机关和上级主管单位的请

示、报告、报表及其复函、批复，有关机关和上级单位制发的需

本公司办理的重要文件材料，行业协会、中介机构等对本公司做

出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料，本公

司与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材

料；

(四)本公司发展规划、战略决策、重大改革、年度计划和总

结文件材料，内部管理制度、规定、办法等文件材料；

(五)本公司机构演变，人力资源管理的重要文件材料；企业

文化建设重要文件材料；

(六)本公司经营管理工作的重要文件材料；

(七)本公司行政管理工作的重要文件材料；

(八)新闻媒体对本公司重要活动、重大事件、典型人物的宣

传报道；

(九)有关机关和上级主管单位领导、社会知名人士等重要来

宾到本公司检查、视察、调研、参观时的讲话、题词、批示、录

音、录像、照片及企业工作汇报等重要文件材料；

(十)本公司下属企业报送的关于重要问题的报告、请示和批

复等