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办公软件应用过程中遇到的问题及对策

曹钰茁

摘要随着科技的不断发展，各行各业的办公系统也获得了多方面的发展，现

阶段多功能的办公软件层出不穷，软件的应用范围也越来越广，在提供便利的

同时也提高了工作效率。文章主要围绕办公软件应用过程中存在的问题进行讨

论，并针对这些问题提出相应的解决对策，以方便人们对办公软件的应用。

Key办公软件应用问题对策

：TP317.1：A

0引言

社会科技水平的提高，在一定程度上带动了办公软件应用水平的进步。办公软

件的合理运用对于各个行业的工作效率具有极为重要的促进作用。但是目前在

办公软件应用过程中，普遍存在一些问题，对办公的正常运行产生一定的不利

影响。如何有效解决办公软件应用过程中的问题、提高办公软件的利用率，成

为办公室工作人员的首要任务。

1主要的办公软件分析

我国现在已经进入了信息时代，计算机的普遍应用已经渗入到了社会的各行各

业，也正是因为有了计算机软件的应用，才使得人们的生活变得丰富多彩，使

得人们在工作中能够提高工作效率。关于办公软件，如果进行整体分类的话，

大体有三类。一类是文字处理软件，譬如我们比较熟知的WORD、EXCLE、

POWERPOINT、ACCESS等，微软所创建的OFFICE办公软件已经成为我们生活和

办公中所用到的最为普遍的办公工具之一；第二类办公软件就是图像处理软

件，这一类软件应用比较多的有绘图软件PHOTOSHOP、网页制作软件

DREAMWEAVER、矢量动画制作软件FLASH等；第三类软件就是我们业余时间用的

最多的媒体播放软件。视频播放软件不仅是可以将音频或者视频文件播放出

来，还可以对视频或者音频文件进行后期的制作以及剪辑处理。现在用的比较

多的视频剪辑软件有会声会影、VEGAS等，这些软件入门较简单，上手也比较

快。正是因为有了这些软件的帮助，才使得我们的工作效率得到了事半功倍的

显著提升。

2办公软件应用过程中遇到的问题

2.1恶意软件的入侵，导致文档安全性受威胁

近几年，我们在使用计算机软件时，经常会发生的事情就是木马病毒感染或者

其他恶意软件的入侵，导致我们的计算机所保存的文件缺失或者出现损毁的情

况。通常情况下，我们已保存成功的文件一旦受到这些病毒的恶意篡改或者蓄

意编改很容易导致文件丢失或者系统信息错误的情况出现，而且恢复起来通常

很困难，大多数情况下，文件都无法恢复。之所以出现这样的情况，主要还是

由于现代办公软件的防护系统不够完善，当受到恶意软件的入侵时，无法及时

作出反应，使得文档的整体性和安全性没有保障。

2.2对办公软件的操作缺乏一定的认知

现阶段，随着科技的不断进步，各类应用软件涌现出来。但是这也使得计算机

办公软件的种类过于冗杂，人们在进行选择和编制时往往比较盲目。除此之

外，由于计算机相对来说还是一种比较新的事物，人们的计算机水平和能力有

限，因此，对许多办公软件的操作缺乏一定程度的认知，也就导致了许多时候

难以对特定的信息文件进行加工处理，以及无法完成对特定客户的实际需要。

还有就是，这些计算机办公软件大多都有软件著作权，因此在使用该软件时往

往要花费较高的开通费和使用费，这样的情况严重阻碍了计算机办公软件的推

广。

2.3缺乏专业性人才

目前，我国高科技人才相对还是比较缺乏的，再加上一些工作人员的文化素质

不达标，操作也不是很规范等原因，使得我国的计算机办公软件还不能发挥其

强大的作用。面对这种情况，就需要我們首先要提升工作人员的文化技术水

平，然后再引进先进的计算机办公软件，如此才能真正发挥出办公软件的真正

作用。

3优化办公软件应用的对策

3.1建立完善的办公自动化管理系统

为进一步优化办公室计算机软件的应用，首先应建立健全的计算机管理系统。

在选用计算机软件时应结合实际情况，进行科学的选择。目前国外已经有很多

相对比较完备的、管理理论健全的软件开发团队，但是他们大多价格比较昂

贵，在实际应用过程中也未必符合现阶段办公现状。因此，在应用软件的选择

方面，应根据自身的实际情况，从实际出发，对软件的优劣进行综合考虑，不

断完善自身的办公自动化管理体系，从而进一步优化办公软件的应用。

3.2加强办公人员业务理论的学习

在办公软件的实际应用过程中，一些问题的出现，一部分原因可能是工作人员

计算机水平或者软件处理能力不够。另一部分原因是工作人员对具体的业务知

识掌握不充足。因此，在日常的工作中，除了要加强工作人员计算机理论和实

际操作能力的学习之外，还应该注重具体的业务与计算机技术的相结合，对于

部分因业务而出现的问题，工作人员应该能够自行判断