档案管理制度模板.pdfVIP

档案管理制度

一、档案室的主管部门

档案室是是信息中心的一部分。

二、档案室的人员编制

档案室设档案管理员1名，负责档案及书刊方面的全部管理工作。档案管理员的直接上级

是信息中心负责人。

三、档案室的基本任务及主要职责

1、档案室的基本任务：集中统一管理本单位各部门形成的各种门类和载体的档案。（其中

财务部档案暂时不纳入档案室统一管理范围，而由财务部参照本制度管理。）

2、档案室的主要职责：

1）对本单位文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督，保证文件的完整，

齐全；

2）接收和保管本单位各部门交来的档案材料，进行必要的整理，鉴定，编目，统计研究，

同时收藏和管理一些有关的书刊等资料，积极开展利用工作，为本单位服务；

3）负责每日传真收发内容登记，对传真进行立卷归档；

4）在计算机技术（软硬件）保证安全的前提下，利用计算机及局域网络，逐步实现档案管

理的自动化；

5）逐步制定和完善各项档案制度，实现档案的规范化，标准化管理。

四、文件材料的立卷归档制度

1、文件材料的归档范围及分类方案

文件材料的归档范围及分类方案如下：

一级类目及代号二级类目基本范围

管理类（A）按年度设置1、中央，省，市来文

2、本单位上级集团来文

3、非隶属单位来文

4、下属单位及部门来文

5、本单位对外发文，函

6、本单位制定的规章制度

7、本单位制定或下发的其它文件

8、本单位活动记录（包括会议文件，各种活动文件）

9、董事会决议，经理会决议

10、上级领导对公司业务的批示

11、上级对下级的书面授权

12、非业务类合同或协议（原件）

13、公司计划，总结

14、统计材料（报表等）

15、出差汇报

16、案件材料

17、劳动人事方面的材料

18、最佳员工档案

19、收发文件登记簿

20、档案信息管理材料

21、商务信息

22、国家经济信息

23、国家及地方法规

24、其它需要归档的文件

出口业务类（B）按年度及项目设置

（下设整车出口(01)，机电产品出口(02)，其它产品出口(03)三个三级目录）1、业务项目档案

（包括每笔业务的销售合同，采购合同，代理合同，L/C，L/G，利润测算表，商品入库单，备

货单，发票，装箱单，提单等全套议付单据，与合同相关的传真函电，索赔材料，售后服务材

料）

2、正本合同原件档案

3、投标材料档案

4、技术材料档案

5、其他需要存档的文件

进口业务类（C）按年度及项目设置1、业务项目档案（每笔业务的国内订货合同,批准文件，

进口合同，L/C，利润测算表，发票,装箱单，提单等全套正本议付单据，FOB价款下的运输合

同，结算单据，索赔材料，售后服务材料等。）

2、正本合同原件档案

3、技术材料档案

4、其他需要存档的文件

国内业务类（D）按年度及项目设置1、业务项目档案（采购合同，销售合同，批准文件，出

入库单，发票复印件及相关传真函电等。）

2、正本合同原件档案

3、技术材料档案

4、投标材料档案

5、其它需要归档的文件

资产管理类（E）按年度及项目设置1、基建及基建管理材料

2、设备及设备管理材料

3、其他需要归档的材料

财务类按年度设置由财务部自定

2、档案的收集与立卷归卷工作

1）管理部的文件（档案信息管理材料除外）由管理部文书处理人员负责收集，并参照上述

分类方案进行立卷归卷。档案信息管理材料由档案管理员负责立卷归档。

2）业务部门的文件材料，要求在各部门经理的指导和监督下由各项业务的主办人负责收集，

并参照上述归档范围和分类方案进行立卷和归卷。

3）某些急需存档的文件也可随时直接向档案室移交，档案室签收。

3、案卷的移交

1）案卷的移交时间

除非特殊情况，各部门每年度积累的案卷应在次年的春节前后向档案室移交。但其中，合

同（或协议）一经签订，须立即将合同原件送交档案室存档。其它有关此合同的文件（详见上

述第四款第1条的分类方案）可在合同执行完毕后且材料完整齐全的前提下随时向档案室移交。

2）案卷的移交地点

案卷移交的地点应在本单位阅览室。

3）案卷的移交手续

移交人员按卷依次填写移交清单（参见附件格式一）一式二份，档案室逐一清点签收后各

自保存一份，以明确责任。移交清单由档案室统一提供。