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质量管理体系文件的控制和分发

作为一家企业，建立完备的质量管理体系文件是十分必要的。

这些文件不仅包括质量方针、质量目标、质量手册，还有操作手

册、程序文件、工作指导书、记录表等等。建立这些文件旨在帮

助企业更好地控制质量、规范工作流程、提高运作效率。但是，

光建立质量管理体系文件还是远远不够的，如何控制和分发这些

文件同样至关重要。

一、控制质量管理体系文件的必要性

质量管理体系文件是质量管理体系中的重要组成部分，它规范

了企业的各项工作流程、制定了质量策略和目标，对于企业合法、

规范、高效地运作具有重要的指导作用。如果这些文件失去控制，

会对企业的质量管理体系产生重大危害。

首先，如果缺少适当的控制，容易让过时的文件、失效的文件、

错误的文件流传下去。这在企业中是很危险的，不仅会浪费人力

物力，而且会造成各种混乱和错误。其次，在使用质量管理体系

文件时，如果没有准确、及时的文件控制，容易使操作程序不规

范、不标准化，缺乏连贯性和协同性，影响企业正常运作。最后，

文档控制是企业合法合规运营的重要前提，企业需确保能够盯住

文档手段，必要的安全保密措施，防止泄露、篡改、丢失等情况

发生。

所以，建立和维护一个完善的质量管理体系文件控制制度是企

业质量管理体系建设中不可或缺的一步，必须合理规范地控制好

每一份文档的获取、更新、备份及访问等操作，确保其规范化、

透明、可操作。

二、质量管理体系文件的控制

1、制定明确的文件命名规则

为了让人们容易地识别和识别质量管理体系文件，一个清晰和

详尽的文档命名规则可以提高管理和协调文件的效率。文件名应

包含必要的信息，如文件序号、文件名称、文件版本号、适用范

围、文件作者、文件生效日期等。

2、建立文件控制清单

建立文件控制清单，对每一份文件进行记录。在清单上必须标

明文件名称、版本、最新更新时间、文档责任人、文档存放地址，

保障文档的可操作性。对文档控制清单进行及时更新，并按时间

周期或变更情况进行定期检查，用以禁止任何未经过授权的修改，

确保文件的质量，能够快速地追踪门部文件来源。

3、制定文档更新管理制度

质量管理体系文件需要根据企业运营和管理的变化不断更新和

完善，为了保证文档的有效性，制定一套完整的文档更新管理制

度刻不容缓。在进行文档更新和变更时，必须审查和审核，审批

后才可对文件进行更新，进行及时快捷的更新、修订、再生产，

满足企业的需求和要求。

4、建立合理的权限管理体系

保障文档的安全性，保护公司机密性质，需要设立文档安全权

限管理系统，对多个层级进行控制。通过对不同人的权限进行分

离，在使用过程中，使用者可根据不同的权限查看、编辑、管理，

对文档形成完整的流程管理，保障文档的有效性和使用和安全性。

5、《质量手册》得特别重视

质量手册是公司质量文档管理的核心，是整个质量管理体系的

基础文件。因此，对其控制的核心在于建立良好的文档控制制度，

每个环节严格执行流程。同时还需要对其定期会审，把握手册的

有效性，进行全局上的调整更新。这个手册的建立，能够更好的

促进和引导全员参与质量体系的建设，也能够更好的维护日常工

作的规范化和长远的稳定成长。

三、质量管理体系文件的分发

控制文档的质量和有效性只是第一步，只有将文档分发到需要

使用的人员才能真正实现对质量管理的控制。不合理的文件分发

程序可能导致文件滞留或丢失。

1、建立评估文档流程

评估文档是指在文件分发前，需要对文档进行适当的评估，确

保其符合要求。对于新编写的文件，要着重检查其内容、语言、

范围等，如果存在疑问需要及时进行修订或添加说明。对于修改

和更新的文件，需要进行审查和批准。

2、确定文档分发方式

对于质量管理体系文件分发方式的选择，主要需要考虑到以下

因素：

（1）文件的重要性、紧急性、文件章程等；

（2）文档内容的复杂度和体量；

（3）对使用者的限制，例如使用者的技能水平、职位、部门

等；

（4）可扩展和可管理性。

常用的文件分发方式包括：邮件、电子文件、印刷品、数据库

存储等。不同的文件类型和分发对象需要采用不同的方式进行分

发。

3、建立分发文档记录

为了跟踪文件的分发情况，注意维护分发文档的相关信息，建

议在文档控制清单中建立文档分发记录。文档分发记录包括每份

文档的分发日期及使用者