财务报销管理制度.doc

XX电缆有限公司

种类：制度

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财务报销管理制度

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5

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修改内容及理由

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财务报销管理制度

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2

目的

明确责任，理顺关系。

明确各种业务的用款、报销及结算流程。

防止舞弊发生。

适用范围

适用于公司一切资金支付业务。

职责

申请人负责所报销单据及业务真实性，并接受监督。

部门审批人负责申请人报销的经济业务真实性及可控性。

财务部审查人员负责报销单据合理、合法、合规性及对所报销经济业务监控。

总经理负责董事会所授予的报销经济业务在总额一万元以下的最终审批及报销经济业务在总额一万元以上的审查。

董事长负责报销经济业务在总额一万元以上的最终审批。

报销单据分类

销售费用类：主要是指业务部门发生的费用及结算的佣金，审核的依据是相关的业务管理制度。

汽车费用类：公司汽车所发生的过路桥、油、维修、法定等费用。审核依据是相关汽车费用预算。

运输费用类：公司外请运输公司所发生的费用。

其他费用类：除以上费用外的费用报销，审核的依据主要是预算。

材料采购类：公司所有的外购材料、配件及其他用品。

借款或预付款类：没有提供发票、入仓单或验收单等单据支付现金业务属于“借支”，直接汇入收款单位帐号为“预付款”。

资产项目类：购置资产或项目投资。审核的依据主要有合同及预算等。

财务报销要求

5.1期限要求

材料采购类不超过三个月办理报销，工伤费用在伤愈或办完工伤证明后十五天内报销，采用月结付款的费用报销不超过次月的二十号，除上述几种情况以外的费用报销必须在一个月内完成报销手续，过期不予受理。（完成报销手续指：经部门审批后单据已送至财务部门）

经办人申请借款或预付款时必须注明还款或报帐期限，财务部门每月对“借款或预付款”清理一次，相关部门负责人应在收到“还款通知书”规定的时间内到财务部办理冲帐手续，逾期不办理，将直接通知企管办从经办人工资中扣除，直至扣满为止。

投标保证金：应在标书规定期限后的十天内还款，标书未有规定还款期的不予办理，中标后自动转为履约保证金的按合同规定时间内还款，合同未明确规定的在客户收货后的十五天内还款，逾期超过180天的作为坏帐按提成管理的相关办法进行处理；保函应在到期后的十五天内由业务经办人负责取回；由营管部投标保证金及保函负责人员建立台帐及催收，财务部每月核对一次，对于超期取回的由经办人承担银行同期贷款利息。

如因特殊情况不能在规定期限内办理报销手续，相关经办人必须提前向财务部门登记备案，注明延长时间，超过延长时间不予受理。

5.2单据提供要求

效日期

修改生效日

种类：制度

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数

3

5.2.1票据要求

所有财务报销都必须提供国家税务机关认可的票据，包括盖有“国家税务局监制章”的发票、盖有“xx财政局监制单”财政收款收据等。

特殊情况下无法提供国家税务机关认可的票据，凭付款申请书经有关人员签字证明及批准即可。

票据需要列明的公司名称必须为“广州市明兴电缆有限公司”；

票据必须盖有票据开具公司的“xx发票专用章”

经办人或申请人提供的发票不能是虚假的发票；

票据开具的内容必须真实，尽可能将名称、数量、单价和金额等项目一一列出。

对于跨年度的费用报销，必须在规定期限内完成，本年度发放的提成费用所使用的发票开具时间不超过年前三个月。

5.2.2销售费用类报销要求

付款申请书：由报销人申请，部门负责人审核，营销副总经理批准的《付款申请书》。

发票（原件）：盖有“国家税务局监制章”真实的发票。

属于出差业务报销，必须附有经批准后的《出差申请表》。

属于提成费用报销，必须附有提成计算人员提供的经审批的《销售提成审批表》。

属于佣金费用报销，必须提供相应合同。

属于退款报销，坚持收款帐户和付款一致的原则，禁止用“现金”退款给客户。否则，要求客户提供相应收款收据。

5.2.3汽车费用类报销要求

付款申请书：由报销人申请，部门负责人审核的《付款申请书》。

经审批的车辆管理日报表。

路桥费的报销必须与《车辆管理日报表》列明的路线相一致。

油费报销原则上只接收公司指定的油站加油费用报销，属于远途运输，首先需加满油后才能上路，如果还须在外面加油，事先须获得部门负责人批准，并说明运行公里数与加油量是否与单位公里耗油量相符。

违规罚款报销，公司原则上只承担“超载”或“路线禁停”造成的罚款费用，如确实因公司原因造成其他罚款的，须作详细说明后方可报销；

总经理、副总经理、销售业务员及员工福