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学校采购内控管理办法
一、总则
1.为了加强学校采购活动的内部控制,规范采购行为,提高采购资金的使用效益,促进学校各项事业的发展,根据国家有关法律法规和学校的实际情况,制定本办法。
2.本办法适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自筹资金等进行的采购活动。
3.学校采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则,严格执行国家和学校的有关规定,确保采购工作的合法性、规范性和有效性。
二、采购组织机构及职责
1.成立学校采购工作领导小组,负责学校采购工作的领导和决策。领导小组组长由学校分管领导担任,成员包括财务处、审计处、资产处、使用部门等相关单位负责人。
2.财务处负责采购资金的预算安排、资金支付和财务管理。
3.审计处负责对采购活动进行审计监督,查处采购活动中的违规违纪行为。
4.资产处作为学校采购工作的归口管理部门,负责采购计划的汇总、审核,采购项目的组织实施,采购合同的签订、履行和验收,以及采购档案的管理等工作。
5.使用部门负责提出采购需求,参与采购项目的论证、验收等工作。
三、采购预算管理
1.学校各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划,结合本部门实际需要,编制采购预算。采购预算应当包括采购项目的名称、数量、预算金额、资金来源、采购方式等内容。
2.财务处负责对各部门、各单位报送的采购预算进行审核汇总,报学校采购工作领导小组审批后,纳入学校年度预算。
3.采购预算一经批准,原则上不得调整。确需调整的,应当按照规定的程序办理。
四、采购方式及适用范围
1.学校采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。
2.公开招标是学校采购的主要方式。采购金额达到规定标准以上的货物、工程和服务项目,应当采用公开招标方式采购。
3.符合下列情形之一的,可以采用邀请招标方式采购:
具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
4.符合下列情形之一的,可以采用竞争性谈判方式采购:
招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;
采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;
不能事先计算出价格总额的。
5.符合下列情形之一的,可以采用单一来源采购方式采购:
只能从唯一供应商处采购的;
发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。
五、采购程序
1.采购申请
使用部门根据采购预算和实际需求,填写《采购申请表》,经部门负责人签字并加盖部门公章后,报资产处。
资产处对采购申请进行审核,对于不符合采购预算或采购政策的申请,退回使用部门修改或补充。
2.采购论证
对于重大采购项目,资产处应当组织相关部门和专家进行采购论证,形成论证报告。论证报告应当包括采购项目的必要性、可行性、技术要求、预算金额等内容。
采购论证应当遵循科学、合理、公正、公平的原则,充分考虑学校的发展规划、教学科研需要、资金使用效益等因素。
3.采购审批
资产处根据采购申请和论证报告,按照学校规定的审批权限,报学校领导审批。
审批通过后,资产处根据采购项目的性质和金额,确定采购方式,并组织实施采购活动。
4.采购实施
资产处根据确定的采购方式,按照国家和学校的有关规定,组织开展采购活动。
采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则,严格执行采购程序和采购纪律。
在采购过程中,应当加强与供应商的沟通和协调,及时解决采购过程中出现的问题。
5.合同签订
采购项目确定供应商后,资产处应当按照学校合同管理的有关规定,与供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务、采购项目的名称、数量、质量、价格、交货时间、地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。
采购合同签订前,应当经过学校法律事务部门的审核。
6.验收与付款
采购项目到货后,使用部门应当及时组织验收。验收应当按照采购合同的约定,对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行检验和核对。验收合格后,填写《验收报告》,经使用部门负责人签字并加盖部门公章后,报资产处。
资产处对验收报告进行审核,审核通过后,按照采购合同的约定办理付款手续。
六、监督检查
1.学校采购工作领导小组应当定期对学校采购工作进行检查和指导,及时发现和解决采购工作中存在的问题。
2.审计处应当加强对采购活动的审计监督,重点审计采购预算的执行情况、采购程序的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。
3.财务处应当加强对采购资金的管理和
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