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工程建设物资采购管理制度
(一)总则
1、为加强公司所投资项目供应采购的宏观管理,理顺关系、适
度集中、规范行为,充分发挥公司投资规模大、所用物资材料相同的
特点,保证项目发展所需物资供应,特制订本制度。
2、公司系统内采购工作由管理公司工程管理部下设采购组,统
筹系统内工程所需的重要物资、设备、材料的采购工作管理。
3、管理公司采购组的职责:
(1)汇总并编制系统内重要物资、设备、材料的年度采购计划。
(2)审查各项目主办单位提交的各种物资、设备、材料采购计划。
(3)评估各供应商资质、报价、生产及交货能力。
(4)组织各种重要物资、设备、材料的采购招标。
(5)起草采购合同。
(6)主持并组织物资、设备、材料的进口工作。
(7)实施国内采购工作。
(8)组织国内采购的产品质检、进口采购的商检及索赔。
(二)采购管理
1、根据公司投资性质单一,时间相对集中,所需物资、设备、
材料通用性强的特点,为保证各项目工程质量,降低工程造价,对关
系工程质量优劣、影响项目存亡的关键工程所需的进口物资及国内重
大物资、设备、材料采取公司管理公司采购的方式进行采购。采购分
为集中招标采购和统谈分签的购销方式。
2、集中采购
(1)工程所需的进口物资设备将根据工程资金来源的不同情况,
由公司采购组会同国家有专门单位与厂商谈判实施引进或招标。使用
时可采取资源共享、有偿使用。
(2)关系全系统工程质量的关键性批量大且使用时间集中的物
资、设备器材、材料,公司采购组根据各需要单位所报计划汇总后,
根据具体情况进行集中招标采购。各项目单位未经公司采购组的书面
同意,不得直接向厂商或供应商采购属于“集中采购范围”内的物资、
设备及材料。
3、统谈分签
对关系工程质量但因工程进度不一而无法同步采购的物资、设备、
材料,由公司采购组会同各项目单位协商总批量后再与生产厂或供应
商谈判,达成有关协议,然后由各项目单位根据协议与生产厂或供应
商签订供销合同,并报公司采购组备案,公司采购组做好合同的汇总
平衡,并监督合同的执行情况。各项目单位未经书面许可,不得单独
采购属于统谈分签的物资、设备及材料。
4、集中采购、统谈分签、统购分销的物资、设备、材料、器材
目录由工程管理部另行制定。
(三)国内采购管理
1、采购计划管理:各级采购部门均应根据企业上报的年度所需
物资计划及仓存情况,每年第四季度统筹做好第二年的物资供应计划,
并按时准确地将年度材料计划上报公司董事局批准。计划批准后由采
购办负责平衡。
2、采购合同的管理:采购合同的签订是一种经济责任,必须由
各级采购部门统一对外签订,其它单位(部门)不得对外签订合同,否
则财务部拒绝付款。在签订合同前应主动征求有关部门、专家和生产
单位的意见,必须确保采购回来的物资符合质量要求,使用部门满意;
同时要对购货合同进行登记,便于办理提货及付款手续。
3、采购询价、选型管理:采购计划确定后,采购部门应会同有
关工程专家以招标行式选择供应商,或精选至少三家以上供应商,再
行询价、比价、议价和质量等级评定、客户服务评定和支付结算条款
进行衡评打分。
4、订购管理:采购招标询价完成并报领导核准供应商后,采购
小组根据材料物资的使用进度订购。不得私自订购和盲目进货。同时
要实行跟踪责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。
(四)进口采购管理
1、管理公司采购组根据各公司上报的年度工程、维护所需要的
进口物资计划,结合仓库现有物资库存情况,拟定年度进口物资采购
计划,上报总公司董事局审批下达进口物资的采购任务。
2、执行对大宗进口物资实行招标,小宗进口物资进行多家报价
的询价原则,选择供货时间短,产品质量优良,价格条件合理的供应
商,购买物美价廉的进口物资,保障工程和维护生产的需要。
3、不同专业的物资、设备引进项目,可根据实际需要,临时吸
收相关部门的有关技术人员参与项目的招标和谈判。谈判时采购小组
成员一般不少于三人。开标、议标和谈判必须指定专人,记录须妥善
保存。
(五)采购工作纪律
1、采购工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人
不得单独与供应商接触谈及采购项目的实质性问
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