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办公大厦客服部内部档案管理制度_物业经理人

办公大厦客服部内部档案治理制度

A．文件资料的形成与归档

1]资料的形成：

各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必需归档；

B．资料的归档：

1]文件资料的归档范围

①物业治理

●清洁卫生治理

●绿化治理

●值班记录

●楼宇巡检记录

②其他资料

2]归档要求

①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，制止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

②归档的文件材料要完整、系统、精确、真实。

③归档的文件必需是原件。

④保管归档文件资料之间的历史联系，并进展科学分类、立卷和编目编号。档

案名目应编制总名目、案卷名目、卷内名目。

⑤案卷题名应准确反映卷内文件的内容，并区分保管期限。

⑥全部文件资料必需准时归档。

3]每月底进展一次库藏档案清理，核对和保管质量的检查工作，做到帐物相符。对破损或变质档案，要准时修补和复制。

4]档案的接收、转移、外借必需履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

C．档案借阅

1]公司员工都应重视爱护档案，并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。

2]文书档案只阅不借。

3]所借档案不得随便折叠和拆散，严禁对档案随便更改、涂写。

4]听从治理人员的治理，在借阅范围内借阅，保密档案不供查阅。

5]借出与归还档案时，应办理清点、签名登记手续，由档案治理人员和借阅者当面核对清晰。

6]档案如有丧失、损坏或机密材料泄密，须马上写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

7]调离公司的人员必需清理移交，归还借阅档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

D．档案治理人员职责

1]忠于职守，严格遵守公司档案治理制度及本细则，积极开展工作。

2]负责收集、接收本公司各业务、治理等档案资料，做好职守、补充、配套、保管和供应查阅。

3]准时立卷归档，编制总名目，卷内名目，编排入档。要熟识治理的档案，帮助查阅检索。

4]娴熟把握计算机数据库软件系统的操作和运用。

5]妥当治理档案，严格执行档案供阅制度，建立借阅登记，对供出资料按期催还。

6]定期清理，由次年初进展全部档案的清理核对。核对后将公司全部档案集中存放、保管。

7]严守机密，确保档案安全；完成领导交办的其它工作。

E．公司内外档案文件治理：

1]公司内部的各种档案应根据部门进展分开存档。

2]公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开，每个单位都应有一个独立的档案。

3]全部存入档案应根据日期先后进展存档，并做好档案名目，以便查找。

4]相关档案存放一年后，应统一放进档案袋封存，以便日后复查。

F．档案销毁

1]如有任何文件无需连续存放，需做销毁处理，不行随便乱丢。

2]保密文件（如租户档案等）应使用碎纸机处理，如是一般文件且文件较多，应撕毁后处理。

3]全部存档的文件均应定期进展检查，以避开文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题消失。