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办公大厦客户档案管理制度_物业经理人

办公大厦客户档案治理制度

A.物业部客户治理的日常工作包括：

1]准时上行下达客户与治理中心之间的知会、报告、通知、通报，传送文件应准时、精确，仔细登记并制作各种表格，发给相关客户的文件应做到谁接收谁签字，谁放放谁签字，并做好归档整理工作。

2]协调与客户之间的关系，加强横向沟通；

3]做好与客户有关各类文件的档案治理工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；

4]接听客户投诉，做好相关记录，并准时解决投诉问题；

5]听客户工程报修电话，仔细填写修理单，准时联系修复。

B.客户档案治理

客户档案资料的治理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包括以下的资料：

1]收集客户公司资料

2]客户缴费记录包括各样应付之押金

3]客户装修工程文件

4]客户迁入时填具之资料

5]客户资料补充：

“客户联络资料，客户相关负责人身份证复印件

“客户紧急联络人的资料

“客户日常工作联系人的人事变迁资料

“客户申请铭牌资料

“客户公司营业执照副本复印件及年审资料

6]客户与治理中心往来文件

7]客户违规事项与欠费记录

8]客户请修记录

9]客户投诉记录

10]客户访问、回访记录

11]客户单位有关的工程档案及施工方的相关资料（二次装修工程有关资料）

C．归档要求

1]归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求，制止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。

2]归档的文件材料要完整、系统、精确、真实。

3]全部同租户有关的各种事项均应填写清晰，存入租户档案内。

4]全部文件资料必需准时归档。

5]档案内文件按签发日期的先后挨次保存，并建立具体名目，以便日后查阅。

6]全部租户（企业资料）与治理公司及相关单位书面往来文件均需存入租户档案，不得遗漏。

7]档案的接收、转移、外借必需履行登记手续，借出档案须在规定时间内归还。

D．档案销毁

1]如有任何文件无需连续存放，需做销毁处理，不行随便乱丢。

2]保密文件（如租户档案等）应使用碎纸机处理，如是一般文件且文件较多，应撕毁后处理。

3]全部存档的文件均应定期进展检查，以避开文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题消失。