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视频会议系统管理制度

第一章总则

第一条为了对的、规范使用视频会议系统，提高会议的效率及质量，保证视频会议可以长效的进行，特制定本规定。

第二条本细则合用于内部视频会议系统的管理维护

人员。

第二章职责分工

第三条总管理中心信息部是视频会议系统平常维护的重要执行者，其重要职责涉及：

(1)负责集团视频会议设备和系统的平常管理和维护工作，保持系统处在良好的运营状态；

(2)对设备电路及系统进行平常维护、定期巡检、检修测试，涉及视频会议主机、视频会议大屏幕及电视、摄像头、麦克风、调音台、音响、网络设备、系统软件、系统优化调节等的平常维护管理工作，并且要记录巡检记录和维修记录；

(3)在巡检过程中，要对视频会议设备进行记录，维

护，并且要现成对公司管理员进行现场培训，现场问题答疑，并且监督和协助公司视频管理员完毕操作手册；

(4)在每次视频会议调试前，要与各个会场逐项进行问题排查，详见(视频会议前问题排查表)并且做好有关排查记录；

(5)完整、精确地记录视频会议系统的运营日记；

(6)视频会议管理员要及时解决和反馈视频设备中存在的多种问题；

(7)视频会议系统的传播链路进行整体维护，保证正常运营。

(8)对重要的会议和培训要及时的进行会议录制，转换、存档；

(9)及时的维护录播设备的存储空间，对视频资料进行定期备份和导出。

第四条成员公司视频会议管理工程师职责：

(1)各成员公司至少配备一名专职或两名兼职视频管理员；

(2)视频管理员需保持手机畅通，信息部需建立《各视频负责人一览表》(如附件一所示);

(3)负责本公司视频会议设备和系统平常管理和维护工作，保持系统处在良好的运营状态；

(4)对设备电路及系统进行平常维护、定期检修测试，涉及视频会议主机、视频会议大屏幕及电视、摄像头、麦克风、调音台、音响、网络设备、系统软件、系统优化调节等的平常维护管理工作；

(5)每次视频会议后向总管理中心信息部发送会议日记，如遇设备问题应及时向总管理中心信息部报告，信息部管理人员必须在一种工作日内排查问题。

第三章设备管理

第五条视频会议系统设备

(1)视频会议系统设备重要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、调音台、音响设备等构成。

(2)严禁在视频会议专用电脑上安装无关的软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。

(3)视频会议系统管理员必须每周一次对有关设备进行常规检查清理工作。在视频会议召开前，应对有关设备进行全面检查。

(4)视频会议系统只能由系统管理员操作，严禁其她

无关人员操作。

第四章会议管理

第六条视频会议管理

(1)各公司、各中心如使用视频会议，需提前在0A系统中预订会议室。

(2)各参会单位管理员接到视频会议召开的告知后，必须在视频会议开始前1小时进行设备联动调试，检查本会场内电源、麦克风、音响、调音台、视频显示设备与否正常，数据与否丢包，浮现问题及时解决，保证会议视频、音频质量，保障网络传播效果稳定正常，调试完毕后必须将麦克风调至关闭状态，以免影响会议效果。

(3)系统管理员在会前和会中必须按对的的措施操作，会议中严禁插拔话筒电源、关闭视频终端电源等非法操作，不准擅自调动视频设备，会议召开期间，管理员需在会议现场保证会议正常进行。

(4)分会场会议中不发言时应积极关闭本端麦克风，避免产生杂音、噪音，影响会议音频效果，主会场也要通过MCU后台对非发言会场进行静音，以保

证会议效果。

(5)在会议开始前，各分会场将摄像头取会场全景，会议进行中，及时调节摄像头，取发言者近景镜头。

(6)会议中如果有会场意外中断，严禁自行更改配备，及时联系主会场管理员把会场重新加入到会议中。

(7)会议期间，针对各会场线路、音频、视频进行监控并做好记录，及时发现问题，在会议结束后针对问题查找因素，出书面故障报告，避免后来浮现类似的问题。

(8)会议期间，手机应调节为静音或震动状态，重要会议严禁接打电话。

(9)会议结束后，及时关闭各项设备电源，做好设备保养工作。

(10)会议期间，视频设备遥控器要严格保管，严禁管理员以外的人进行遥控器操作。

第五章考核规定

为了保证视频会议系统正常运营，各单位必须配备一名名专职或两名兼职管理员负责平常维护和具体操作，总

管理中心将人员配备纳入每月的信息化考核中，不符合规定的，将予以1分的扣分。

各个视频会场由于人为操作失误导致视频终断，每发现一次予以1-5分的扣分。

视频管理人员必须严格执行视频会议的操作程序，不得随意拆卸和挪用视频会议系统设备，不得随意更改视频设备的配备，在会议期间，各单位视频管理人员必须现场值守，不得擅离岗位，