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吉祥航空股份有限公司

采购管理程序

文件编号：JXPC-ZK002-2011

（第－版）

编制：采购部

审核：

批准：

本程序为了保证产品质量和生产能力,充分体现“公正、公平、公开”原则，以合理价格购入优质产品，逐步建立稳定的供货网络，确保正常生产。

本程序适用于生产所需的各种食品原料、各类物资的采购过程，包括供方评定和监督，实施订货作业及原料、物资入库验证。

1、新产品的选择与确认

新产品指未在机上使用过或曾经使用但停用6个月以上的产品。

1.1此类产品采购前，标准制定人员要将推出新产品的需求数量、何时要求到货，何时调拨到位及何时开始配发等相关信息通知采购与物资调拨管理员。

1.2采购与物资调拨管理员应要求采购人员提供3家供应商提供不同品牌的同类产品备选，在对产品的特性进行初步了解后由配餐部同客舱部对产品进行试用，并将具体的试用意见由填写在《机上供应品使用情况征询意见表》中（见附录A），作为产品选择的参考依据，对产品进行分析后对选择品种进行确认，按照“采购经理－配餐部总经理及公司分管领导”的顺序进行报批，确认最终选择的产品。

1.3在产品品种确认以后，各制定标准人员应结合使用标准和预计的航班数量，测算计划采购产品的数量（原则上新产品的订购数量不超过3个月的使用量，其他产品的采购量应控制在12个月以内），将信息报采购与调拨管理专员，由其统一安排采购与调拨；

1.4在完成采购数量测算后，由采购与物资调拨管理员负责上报《机供品采购立项审批表》，在明确的填写采购品种的品名、品牌、规格、最高限价后，按“采购经理－配餐部总经理及公司分管领导－计划财务部”的顺序进行报批。

2职责

2.1采购处负责组织供方评定，编制采购计划，原料、物资入库验证和保管及对外质量投诉的处理。

2.2生产处负责编制所需原料的品质、规格要求及准确的需用计划。

2.3质量控制处负责编制所需培养基、药品的品质、规格要求及准确的需用计划。

2.4维修工程组负责制定部门各种设备采购计划，并按计划开展申购。

2.5综合事务组负责编制电脑、通讯设备、办公用品的品质规格要求及准确的需用计划，并按计划开展申购。

2.6航机保障处负责车辆及零配件、油耗的品质、规格要求以及准确的需用计划。

2.7财务管理部门负责按合同的执行情况进行付款。

3程序

3.1供方选择与评价

3.1.1

A采购处根据公司生产所需食品原料、用具及其他有关信息，会同相关处室，经综合研究分析后，确定三家以上管理好、产品质量稳定、售后服务佳、有良好信誉、具有竞争价格的供货商作为候选供方，并编制《物资采购货比三家表》（见附录B）。

B向候选供方发出原料采购标准、质量要求，并请候选供方提供样品、报价、企业“工商营业执照、食品卫生许可证、税务登记证”等有关资料。同时要求候选的供方到机场出入境检验检疫局注册备案；

C所有熟食制品、小包装食品等样品需交餐食制作部厨师长进行测试；餐食制作部厨师长对样品进行初步鉴定，出具《样品测试报告》（见附录C），并将测试结果反馈至采购处；

D根据《样品测试报告》（见附录C）等生产处反馈的结论，选择合适的供方；

E组织质量控制处、生产处等有关人员对熟食制品、无需加工直接使用的原料以及长期提供原料的供方进行现场调查，了解供方的企业管理、生产能力、技术水平、卫生状况、产品质量、设备情况、企业信誉、供货及服务水准等，并共同填写《供方评定调查表》（见附录D），以优中选优的原则，确定合格的供方；

3.1.2

采购处根据有关配件的技术要求向有关供方询价，一般配件和用具用品由采购供应部门负责采购。

3.1.3

A维修工程部门对所有设备的技术资料、性能价格比等因素进行审核，据此编写供方的分析评价报告，编制《设备采购货比三家表》（见附录E）报公司领导审批；

B根据公司领导批示，确定合格的供方，开展采购工作。

3.1.4

A采购处建立合格供方档案，以安全质量监控处的进货检验记录和现场评估记录为依据，积累归档；

B每年定期组织对供方的现场检查，对供方进行评估，并填写《供方评定调查表》（见附录D）；

C对供货质量不稳定的供方发出整改通知，要求限期整改。必要时要进行现场审核，填写《供方评定调查表》（见附录D）；

D对产品质量的下滑、到期限无明显改进的供方，取消其合格供方资格；

E每年根据汇总的所有资料进行质量分析，作为选择供方的依据。

3.1.5

A采购处因航空公司配餐要求实施阶段性采购时，采购供应部门通知供方提供样品或从市场选购样品，由生产处进行测试，根据测试结论组织采购；

B根据供方的信誉、供货渠道等因素选择临时性或零星采购的合格供方。

3.2采购需求计划

3.2.1

A根据航班计划和菜谱要求，编制各种原料、供应品需求计划，注明品种、规格、数量及到货日期，并由相关处室经