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(流程管理)连锁超市公司采购管理
的业务流程
采购管理
连锁超市公司采购管理的业务流程
连锁超市公司于商品采购计划落实后,就进入采购作业
的具体流程,如图3-2。
供应商准入制度供应商接待制度签定采购合同-
--下订单商品质量监督付款
1.供应商准入制度
供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求,包括供
应商资金实力、技术条件、资信情况、生产能力等,这些基
本资料要求供应商详细提供且通过关联资信评估机构的确
认。
经审核,供应商资格达到标准后,超市公司采购人员应
将本方对具体供货要求的要点向供应商提出,初步询问供应
商是否接受。具体要点包括:商品的质量和包装要求;商品
的送货、配货和退货要求;商品的付款要求等等。
2.供应商接待制度
为了规范采购行为,超市公司应制定和供应商接待制
度,以保证顺畅的沟通渠道,接待地点应于公司采购业务部
供应商接待室,双方洽谈内容应紧紧围绕采购计划、促销计
划来进行。采购计划包括各类别商品的总量目标及比例结
构、周转率、进货标准、退换货条件,以及背后服务保证
等;促销计划包括确认厂商是否参加促销活动、时间安排、
促销方式、优惠幅度等。这些谈判内容再加上违约责任、合
同变更和解除条件,以及其他合同中必须具备的内容,即形
成采购合同。
3.签订采购合同
采购合同中有八个方面是必备的条款:
(1)每个品种的单位交易量。其中包括全公司壹次的交
易量,壹年中每壹次的交易量,每壹年有何增长率等。
(2)整体交易额。包括每壹次、壹个月、壹个季度、壹
年的总交易额情况,每年有何增长率等。
(3)货款支付方式。包括银行转账及期票或运期支票方
式选择,结算截止日和结算支付日,代销、委托销售需附的
特殊条件等。
(4)运输方法。包括运输费和包装费由谁承担,运输距
离,送货频率,指定的交易时间,货品包装及包装单位,运
输时所选的车种等质量管理程度,卸货时的方式和数量等。
(5)交货期限。
(6)给公司回扣的支付条件。
(7)退货的正当条件。
(8)促销服务事项。
4.下订单
订单这项工作由采购部的货架管理员和里手共同履行,
订单量的大小取决于铺贷方式。对于壹项新商品,如果采取
单店铺货方式,则能够最大范围地规避风险,可是促销影响
力很小,市场对该商品的接受过程将会很长;如果采取多店
铺货的方式,则促销影响面广,有可能短期内成为超市的主
力商品,可是也存于很大运营风险。
因此,订单量的确定需要于周密的市场预测的基础上进
行,不可随意行动,以免为超市运营带来不必要的损失。
5.商品质量监控
对进货商品进行质量监控是超市壹项重要性工作,质量
监控通过验收工作来实现,由于验收是超市运营的关键壹
环,其人员的选任除了需要良好的忠诚度外,仍要对商品的
特性、品质及关联法规等有充分认识才能胜任。验收的权责
如下:
·商品数量的检查事项;
·商品质量、规格的检查事项;
·商品内容、成分的检查事项;
·商品制造商、进口商、地址及电话的检查事项;
·进货厂商送货车辆的温度、卫生情况的检查事项;
·进货厂商发票和送货内容的检查事项;
·退换货的检查事项;
·送货人员的检查事项;
·其他有关验收业务的处理事项。
6.付款
财务部门依据采购合同实际履行情况支付货款。
超级市场如何做好采购工作
做好商品采购,先要确定商品定位。要明确目标顾客是
哪些,选择什么样的商品才能满足这些目标顾客的需求。
采购商品时,采购员不仅负责制订销售和采购的计划、
采购商品、收集有关信息等工作,仍应负责商品业务管理、
促销、业务管理,以及做出预算成绩且予以协调,就商品知
识培训营业人员等。
超市所运营的商品十分庞杂,这些数以千万计商品的销
售情况均会随着种种因素变化而有所变化,采购人员必须针
对这些变动因素,进行科学分析,准确预测销售趋势,然后
决定适当的订货量。对采购作业采取针对壹系列参考指标加
以评估,从而达到有效控制采购环节的作用。见表3-1,3-
2。
表3-1阻碍超市采购效率的八大要因
针对之上要因,合格的采购人员应该从以下方面作好
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