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公司商务接待流程及标准
一、目的
为树立公司良好形象,扩大公司对外联系交流,促进公司发展,本着“热情礼
貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。
二、适用范围
本标准适用于公司各类商务接待。
三、职责
行政组为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定
重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障服务;各部门
在接到重要来访预约后,应及时报告行政部,并协助拟定接待计划。
四、接待流程
1、确认接待级别:行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对
来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日
期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出会议流程表,酌情安排接待
标准。
2、会议安排:行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、
落实会晤时间及场所。
3、食宿安排:行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,
酌情安排酒水、用餐标准;需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
4、车辆安排:行政部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,接送人
员负责协作行政部接待人员协调安排,统一调度。
5、展示页及礼仪接待:UI设计提前制作欢迎页面在拜访当天投放。行政部
提前准备好公司宣传片当天进行播放,并安排礼仪人员上下楼接送。
6、卫生:行政部需在拜访日确保公司环境、会议场所、洗手间、展示厅的
清洁,并由专人提前检查。
7、会务准备:因会议需要行政部须进行会议布置并准备安排会场水果、茶
水、小食、纸巾、纸笔、流程表、公司资料等。
8、IT:运维部应提前测试所有相关设备,电脑连接、电源、音响设备、投
影设备等问题。
9、录影:安排现场摄影摄像,便于事后做好宣传及存档。
10、订票:如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票及机票。
11、送行:来访人员离开,由接待人员陪同送车,如有公司赠送的纪念品,
一定要提醒或者直接递交到来访人员手上。
12、存档反馈总结:接待结束后做好费用清单、发票、照片、录影、过程记
录的存档规整及反馈工作,访问相关负责人接待意见与建议,以便改进。
注:流程分工表(见附表一)会务工作细节表(见附表二)
五、接待级别及标准定义:
C级B级A级
项目业务员、职员级别总监、部门经理级总经理、CEO级别
级别
别
天籁、凯美瑞、GL8奔驰商务、丰田埃
车辆经济型
级别尔法、宝马级别
视情况而定,公司是鑫阿丹、铂莱华鑫阿丹/凯悦
住宿
否承担住宿费四星级四,五星级
房间准备入住时办理或提前入住时办理或提前提前办理房卡
餐饮80元/人100元/人不设
公司会议室/
会议公司会议室公司会议室
酒店及高档场所
流程表、投影仪、
资
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