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1．公文的性质是什么？

行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文

书。这个定义明确指出了公文的性质是具有法定效力。法定效力，按字面理解就是法律规定

的效力。既然是法律规定的效力，也就是法律承认和保护的效力。

公文具有法定效力，这就要求：

第一，公文的制发机关必须具有法律地位，是依法批准成立的机关。我国《宪法》规

定了从国务院直到乡政府的我国各级行政机关的法律地位。

第二，公文的制发必须符合法律要求。

国家行政机关的公文具有法定效力，企事业单位的公文是否也具有法定效力呢？应该

说凡是依法批准成立的企事业单位的公文也具有法定效力，不过与国家行政机关的公文效力

不同。国家行政机关公文具有执法效力，企事业单位的公文不具有．但仍有受法律承认和保

护的效力。

2.公文的作用是什么々

公文的作用定义为“是依法行政和进行公务活动的工具”。这是第一次把公文的作用提

高到“依法行政”的高度来认识。无论是国家机关还是企事业单位都要依法行使管理职能，

进行各种公务活动，而公文则是其重要的工具，是具有法定效力的凭证。把公文的作用提高

到依法行政的高度，是“依法治国”方略在公文处理工作中的体现。

3.为什么要划分文种？

第一，文种是公文行文方向和内容取向的标志。例如文种是“请示”，便能知道行文方

向是上行文，内容取向是下级机关向上级机关请求指示或批准。第二，不同的文种其适用范

围、写作要求、发送范围和处理要求是不一样的，标明文种，有利于公文的办理。第三，便

于公文立卷、归档和查询。因此，凡编有文号的正是公文均应在标题中准确标明文种。

4.如何确定文种?

一是根据行文方向，二是根据行文内容。

公文按行文方向可以分为下级机关向上级机关行文的上行文；上级机关向下级机关行

文的下行文；向不相隶属机关行文的平行文。不同的行文方向有规定使用的不同文种。如上

行文的文种有“请示”、“报告”；平行文的文种有“函”；下行文的文种有“命令、决定、批

复”；行文方向确定后还要根据行文内容，如行文方向是上行文，公文内容是请求指示或批

准，用“请示”：是汇报情况或答复上级机关询问用“报告”；是列问题提出见解和处理办法

用“意见”。

5．什么情况下用“决定”?

“决定”适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤

销下级机关不适当的决定事项。从“决定”的适用范围可以看出，变更或者撤销下级机关不

适当的决定事项必须用“决定”，而其他事项要掌握“重要”和“重大”原则。“重要”是指

程度而言，“重大”是指范围而言，也就是说，一般的事项、行动或奖惩不要用“决定”，可

以用“通知”、“通报”等，同时注意，由于“命令(令)”运用范围只有“嘉奖’，“决定”

就是“惩”的最高文件形式。从发文形式来看，“决定”一般要用文件形式，而不采用信函

式公文形式。

6．“公告”和“通告”有什么区别?

一是范围不同。“公告”是对国内外，“通告”是对社会各有关方面，显然只指国内。

二是内容不同。“公告”是重要事项或法定事项，“通告”是具体操作事项。三是发布机关层

次不同。“公告”的发布机关一般是国家机关或者国内外广泛了解的大的社会组织；“通告”

的发布机关则因事而异，没什么限制。四是发布的形式不同。“公告”一般要通过新闻媒体；

“通告”则可以通过新闻媒体，也可以采取张贴、揭示方式。

7．“通知”有什么特点？

“通知”是适用范最广“通知”是适用范最广、使用频率最高的一个文种。“通知”按行文方向和内容可以

划分为告知性通知、批转性通知和指示性通知。告知性通知按通知对象可以是平行文，也可

以是下行文。通知事项一般是具体活动事项，如会议通知、活动通知等。告知性通知内容单

一，形式简便，可以拟标题，也可以只冠“通知”二字；可以标明发送范围，也可以不标发

送范围；可以盖章，也可以只落款不盖章，视具体情况而定。

批转性通知是下行文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公

文。这类通知一般要有一段按语式的文字，说明批转或转发的理由和目的，有时还可以提出

具体要求。被批转或转发的公文要放在印章之后另起一面排布；可以原文复制也可以重新打

印；可以作为附件也可以不标附件，转发的文件大都不作为附件。

指示性通知是下行文，用于传达要求下级机关执行的事项。

此外，“通知”的适用范围还有“任免人员”一项。这类“通知