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档案资料管理规定
第一章总则
第一条为加强公司档案管理,提高档案利用效率,根据《中
华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企
业档案管理规定》,结合公司实际,制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则,档案室
负责公司主体档案的管理,并对部门及所属单位档案管理工作进
行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责:
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,
制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交
等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、
统计和提供利用工作;
(三)监督、指导各部门和所属单位、工程项目部文件材料
的形成、积累、整理和归档工作;
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理,
按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应
的档案专业知识和业务能力。
第三章档案归档
1
第六条归档范围
(一)党政文书
1、上级单位及相关主管部门来文来函;
2、公司发出的文件、信函和制定的各项规章制度;
3、公司制定的发展规划、年度工作计划;
4、公司的重大决议,包括领导班子会议、党委会、职工代表
大会、年度工作会议、行政办公会议以及各项管理专题会议等形
成的文件;
5、公司大事记以及重大活动的简报、音像材料(照片、录像、
录音)。
(二)经营生产
1、经营档案。公司经营过程中形成的重要文件资料,包括:
预结算资料、合同(协议)和责任书等;
2、施工档案。公司工程施工过程中形成的重要文件、资料,
包括:各类报批文件、各类合同协议、设计变更及验收资料,以
及质量管理体系认证、质量创优相关资料等;
3、技术档案。公司科技创新过程中形成的关于科技成果、科
研数据、工作状况指标等材料;
4、设备(仪器)档案。公司设备购置、使用、维修、改造过程
中形成的材料。
(三)劳动人事
公司人力资源管理过程中形成的文件资料,包括员工人事资
料、聘用合同、劳动工资档案、奖惩决定、职务任免决定、绩效
考核、考勤记录及培训考试资料、执业证书等。
(四)财务会计
公司财务管理过程中形成的档案资料,包括会计凭证、会计
2
账簿、财务报告等会计核算资料。
(五)其他
1、公司营业执照、资质证书、房屋产权证明材料;
2、各类投资、贷款、担保项目的经济合同或协议等;
3、涉及公司及所辖单位的法律诉讼资料;
4、其它需要归档的材料。
第七条归档时间
(一)管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年
归档。
(二)承建施工项目、科研课题、基建项目文件材料在其项
目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、
单项归档。
(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登
记,安装调试后归档。
(四)公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动
结束后及时归档。
(五)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,
保管三年后向档案室移交。
(六)电子文件逻辑归档实时进行。
(七)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应
在工作结束后及时归档。
(八)下列文件材料应随时归档:
1、变更、修改、补充的文件材料;
2、内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的
文件材料;
3、产权变动过程中形成的文件材料;
4、其他临时活动中形成的文件材料。
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