高教社2024新编秘书实务（第五版）教学课件第1章　秘书实务概述（第5版）.pptx

“十四五”职业教育国家规划教材

文秘专业新形态一体化教材;“十四五”职业教育国家规划教材目录;电子教案模版配色（1）;电子教案模版配色（1）;第一章秘书实务概述;电子教案模版配色（1）;第一章秘书实务概述;第一章秘书实务概述;电子教案模版配色（1）;电子教案模版配色（2）;电子教案模版配色（2）;第一章秘书实务概述;电子教案模版配色（2）;内外沟通均需提高的市场部秘书

夏捷是宏达公司市场部经理秘书。一天，夏捷到苏经理的办公室说：“苏经理，客户打电话催促发货呢！”

“噢？合同规定的交货期到了吗？”

“还没有呢！”

苏经理皱了皱眉头：“那你应该告诉他，我们会按合同交货的。”

可是过了一会儿，她又怯怯地敲开苏经理的门：“对不起，苏经理！我还得再打扰一下。打印机坏了。”

苏经理火冒三丈：“什么！打印机坏了应该找哪个部门修理你不知道吗？你来告诉我，难道是想让我帮你修打印机？”;电子教案模版配色（2）;一、将工作分类排序处理

1．按事情的轻重缓急排序处理

例如，有A、B、C、D四件事，根据它们的紧急与重要程度，将四件事进行两两比较，发现：

A、紧急且重要的事；

B、紧急但并不重要的事；

C、不紧急但重要的事；

D、不紧急也不重要。

那么在处理时，就应该按照A、B、C、D的先后顺序处理。

;李秘书的应变之道

李秘书坐在办公桌前帮总经理草拟本年度的工作报告。这时，她接到正在会议室与客户谈判的总经理的电话，让李秘书送一份材料过去。她刚站起身准备去送材料。一抬头，发现有位来访的客人微笑着走过来。

李秘书对上述三件事情的分析如下：从重要性上而言，三件事都重要。从紧急性上而言，第一件事较后两件不是很着急，并且做这件事需要的时间比较长，因此放在最后做。第二与第三件事都比较急，如果能找到同事帮忙接待一下客人，自己去给总经理送材料比较好。因为，经理可能还会有其他的事情需要沟通。如果周围没有人能够帮忙接待客人，则可以简单了解客人的情况，表示歉意请其稍候。然后给总经理送材料，速去速回后，再次向客人致歉，并热情接待。接??完毕客人后，继续专心写领导的工作报告。;2．按事情的性质分类处理

秘书每天要处理的工作，大致可以分为事务型和思考型两种。如果将要做的工作按这两种类型划分，区别对待，也许会收到事半功倍的效果。

事务型的工作不太用动脑子，只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以，而且不怕被干扰和中断；

而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作，则要谨慎对待，在做之前要进行充分的思考与研究，才能找到工作的思路。这就需要安排精力旺盛、思路敏捷，而且不易被干扰的时间段，集中精力去做。;3．按事情的相关性原则排序处理

根据事情的相关性原则，秘书在同一时间内尽可能地做相同类型的事情，将完成这类事情成为机械运动，或者形成惯性。这就需要秘书首先把工作划分为几个断面，分块。把同一块内容，在相连的时间内完成。这样才能从根本上提高工作效率。

4．按事情的工作属地原则排序处理

工作属地相同原则指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成的时间浪费。这一点对现场工作人员犹为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、其他单位或部门之间频繁接触。这样既节约了时间，又少走了路???，还提高了工作效率。;

二、科学合理地使用工作时间

1．避免盲目地使用时间

2．合理分配各项工作使用的时间

3．在规定时间内完成工作

4．合理使用零碎时间的方法;三、经常性工作规范化、程序化

一般来说，在纷繁的秘书工作事务中，大量的是反复出现的、经常性的工作，如文件处理、会务工作、接待工作、督促检查工作等。虽然在不同的行业系统、不同的机关，秘书工作中的常规性工作存在差异，但在同一行业系统和同一机关内，这些反复出现的、经常性的工作是有规律可循的。

四、井然有序地存放文件和物品

办公场所干净明亮，文件与物品存放得井然有序，既能够使人心情轻松愉快，也有利于工作质量的提高。有些秘书的办公室文件与物品存放的很乱。这样，一是容易误事，二是容易泄密，造成不良的后果。;五、养成有利于工作的好习惯

1．做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然

2．在工作时间里不做与工作无关的事，特别是私事

3．不将情绪带到工作中

4．不断学习与总结;;案例分析一：

秘书的时间管理与工作效率

案例内容（略，请见教材第18-20页）

问题：根据案例，请分析秘书为了提高工作效率，应该如何管理时间？;案例一：

秘书的时间管理与工作效率

参考答案：根据上文，我们知道，秘书工作琐碎复杂，所以秘书要提高自己的工作效率，充分有效地利用时间，合理安排工作的顺序，注意工作的方法，是非常重要的。要提高时间的效率，首先，做任何事情都要有前瞻性，未雨绸缪，防患于未然。各项工作提前做好计划与准备工作，