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大数据在企业智慧档案馆建设中的应用

[摘要]近年来，随着信息化社会建设进程的不断加快，大数据的概念日益深入人心，大数据被广泛应用于各行业领域。以档案馆的档案管理为例，档案资料数量及资料类型呈爆炸式增长，且获得了云计算、大数据及互联网等新兴信息技术的充分支持。在现代化科学技术的支撑下，档案资料分类、整理及分析等工作过程，均能夠实现智能化管理，这有助于提高档案管理工作的效率及质量。因此，文章以大数据及档案馆档案相关内容为切入点，结合企业智慧档案馆建设的必要性，提出大数据在企业智慧档案馆建设中的具体应用要点，希望以此为企业智慧档案馆建设提供一些可靠的经验支持。

[关键词]大数据；企业智慧档案馆；必要性；应用要点

在社会经济稳步发展的大背景下，国内的各级档案管理工作日趋成熟，社会对相关企业或单位的档案管理工作提出了全新的标准和更高的要求。因此，为了主动迎合时代发展潮流，满足日益严格的管理工作要求，企业档案管理工作重心需逐步向分析智慧档案馆建设现状、掌握大数据在其中的应用要点等方向转变[1]。

与此同时，智慧城市作为目前我国城市建设发展的主流趋势，为城市居民的日常生活提供了更为便捷的服务，其理念被广泛应用于政务、医疗、交通等领域，因此企业档案管理部门需紧抓时代发展机遇，使档案管理模式向智能化转变，为推动智慧城市建设提供强有力的支持。

一、大数据及智慧档案馆相关概述

《中华人民共和国档案法》明确指出，“档案，是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。从档案定义的角度来看，经档案记录的信息被称为“档案数据”，电子档案与大数据之间存在非常密切的联系。

同时，档案与大数据之间基本特征较为相似，均具有确定性、原始记录性、历史性及社会性等鲜明特点，是人类互动行为的原始记录且记录的内容属于完成确定的事件，大数据可以为档案信息资料的完善、保存赋能，比如获取有效信息数据，形成档案信息资料，满足相关企业、单位或用户的档案数据要求。又如，利用大数据技术加强档案信息管理，保证档案信息安全等[2]。

智慧档案馆是指在网络信息时代高速发展的背景下，形成的以智慧业态形式为基础的单位场所。智慧档案馆需以一系列信息技术为支撑，如大数据技术、物联网技术、云计算技术、人工智能技术、5G技术等[3]。

值得注意的是，智慧档案馆建设离不开大数据的支持，大数据既可以作为数据资源，又可以作为管理辅助技术工具，使智慧档案馆的建设管理更加高效、便捷和安全。因此，在企业智慧档案馆建设工作开展期间，需了解大数据，科学合理地应用大数据信息资源及技术。

二、企业智慧档案馆建设的必要性

企业智慧档案馆建设，是企业档案管理发展的必然趋势。同时，从企业建设发展的角度考虑，企业也需要与时俱进，做好智慧档案馆建设工作。结合实践工作经验来看，企业智慧档案馆建设的必要性主要体现在以下几个方面。

（一）有助于减轻档案管理工作负荷，实现数字档案管理目标

相关企业随着规模的不断扩大，会形成海量的信息资源。但是，目前我国大部分企业档案馆仍存在管理理念滞后、管理效率偏低、管理手段单一化等问题，在过度依赖人工操作的情况下，难以提高企业档案管理工作的效率。与此同时，企业档案管理人员的意识有待增强，管理队伍建设存在一定缺陷，此种情况会使企业档案资源难以得到深度开发和充分利用[4-5]。为妥善处理企业海量档案信息，提高档案资源利用率，需从根源上认识到应用大数据的重要性及必要性，弥补传统管理模式的不足，比如将计算机技术与档案管理相结合，达到快速录入档案信息的目的，使档案管理模式更为清晰、便捷，大幅提高档案数据调用的准确性及时效性，减轻档案管理工作负荷，实现数字化档案管理目标。

（二）满足用户档案信息资源需求，提高企业档案服务质量水平

在网络信息时代背景下，企业档案数据存储、数据备份需要大数据技术的充分支持，尤其是在企业规模不断扩大的情况下，档案资料的数量不断增多。即便相关企业能够主动迎合时代发展潮流，积极转变档案管理理念，但是仍存在档案信息存储空间不足等现实问题。如何做好档案数据存储、数据备份等工作，是目前档案管理人员面临的主要挑战[6]。

由此可见，企业可以积极借鉴优秀先进档案馆开展档案管理工作的成功经验，将智慧档案馆建设与大数据技术相结合，逐步建设具有企业特色的音像档案数据库、档案文字数据库、档案实体数据库及档案目录数据库，实现由传统单一数据供应向复杂知识服务供应转变，极大程度满足用户深入挖掘档案信息价值的需求，提高企业档案服务的质量和水平。

（三）有助于保证企业档案信息资源的安全性

基于现状层面分析，相关企业在档案管理工作开展期间，主要负责分门别